Сотрудник со своим авто: правильно оформляем аренду транспортного средства

blank

Ситуация, в которой сотрудник устраивается на работу и использует личное авто для решения рабочих задач, не редкость. Чтобы урегулировать этот момент, предприятия арендуют транспортное средство. Такой вариант сотрудничества имеет свои преимущества и недостатки. Чтобы минимизировать риски и неудобства для обеих сторон, необходимо правильно заключить договор аренды. О том, как проводится аренда автомобиля в бухгалтерском учете, речь пойдет ниже.

Плюсы для предприятия

Выгодные стороны для работодателя:

  • оборотные активы остаются в целости, и их можно направить на решение других вопросов;
  • никакой страховой ответственности за имущество;
  • расторгнуть договор аренды без больших расходов реально;
  • прибыль от выполнения обязанностей идет компании;
  • расходы на обслуживание авто минимизированы;
  • никакой амортизации;
  • проводится оплата расходов лишь в рабочее время;
  • затраты списываются согласно договору.

Минусы для предприятия

Но и есть и свои «подводные камни»:

  • нужно перечислять налоги (на прибыль НДФЛ) в соответствующие фонды;
  • в обязательном порядке вносятся платежи за расход бензина и аренду, независимо от того, каковы итоги работы предприятия в данном периоде;
  • когда истекает срок действия договора, право собственности принадлежит арендодателю.

Плюсы для сотрудника

А теперь поговорим о преимуществах для сотрудника:

  • заработная плата лица, который работает на собственном автомобиле, превышает зарплату сотрудникам без машины;
  • топливо для работы оплачивается;
  • если издержки за пользование авто не покрываются добавкой к заработной плате, поступают начисление за аренду машины.

Минусы для сотрудника

Вместе с привилегиями на сотрудника возлагается и большая финансовая нагрузка:

  • необходимость оплачивать страховку и ремонтировать автомобиль в случае поломки, даже по причине задействования транспортного средства на работе;
  • машина быстро физически изнашивается;
  • амортизация не покрывается за счет фирмы;
  • эксплуатация транспортного средства другими членами семьи возможна только в нерабочее время;
  • когда вы эксплуатируете машину вне работы, расходы на газ/бензин/дизель не возмещаются.

Заключение договора аренды

Для списания расходов и в целом регулирования расходов в правовом поле есть смысл заключить договор аренды. В нем прописываются все моменты пользования авто, включая требования к сотруднику, сроки действия договора и т.д. Регулирование правовых отношений в данном контексте осуществляется по принципам Гражданского и Хозяйственного Кодексов. Доходы и расходы, связанные с арендой авто, проводятся согласно стандартам бухгалтерского учета, а точнее – Положениям бухгалтерского учета 14 «Аренда». После подписания акта приема-передачи авто в аренду стают правомерными все обязательства, прописанные в договоре.

Бухгалтерский учет после заключения договора

В бухучете аренда авто рассматривается как операционная аренда, а машина – как основное средство, и проводится через забалансованный счет 01 «Арендованные необоротные активы».

  • В договоре указывают, для решения каких задач используется автомобиль;
  • Проводя затраты на авто, бухгалтеры используют счет 23 для указания основной деятельности и счет 949 – для других сфер;
  • доходы и расходы отражают в периоде, в котором были совершены;
  • расходы на топливо оплачивает компания, а нормы расхода регулированы приказом Минтранспорта;
  • стоимость страховки оплачивается арендодателем, как и амортизация;
  • налоговый учет аренды автомобиля проводит все операции в момент их возникновения, относя их к периоду возникновения.

Несвоевременная оплата налогов, как и в других операциях, влечет за собой необходимость уплаты штрафов.