Формат общения
В 90% случаев общение с клиентами и обмен документами происходит удаленно онлайн. Вы также можете пообщаться с бухгалтером «вживую», посетив наш офис.
Программное обеспечение
Учет ведем в «развертывающейся» учетной системе на нашем сервере или на сервере клиента.
Предоставляем доступы к учетной системе.
Если это сервер клиента, то ответственность за его работоспособность, сохранение и создание резервных копий информации он несет сам.
Процедуры создания и обработки документов
В зависимости от потребностей клиентов:
- документы могут создавать сами клиенты или их менеджеры в учетной системе
- документы готовим мы, клиент может распечатывать их из учетной системы или мы присылаем в pdf-формате.
Обмен документами
Клиент может передать нам документы любым удобным для него способом:
- для ФЛ-П с небольшим документооборотом через email, viber, telegram или skype
- но чаще всего – через систему папок «Доходные документы» на Google Drive.
Обменяться оригиналами документов можно через Укрпочту или Новую почту.
Упорядочивание документов
- Клиент может отправить нам оригиналы документов, и мы будем подшивать их в папки и хранить у себя в офисе.
- Клиент сам упорядочивает документы, подшивая их в папки, но лучше хранить документы вне своего помещения.
- Один раз в 2-3-6 месяцев бухгалтер выезжает в офис клиента на 1-2 дня – и подшивает подлинники документов в папки, сверяясь со списком документов, полученных в электронном виде.
Банковские платежи
Опция 1:
Клиент дает нам доступ к расчетному счету только с правами пересмотра и создания платежных документов.
В таком случае мы можем:
- а) сразу разносить данные о поступлении или списании денег в учетную систему;
- б) формировать для клиента платежные поручения по оплате налогов, зарплаты или контрагентам – в таком случае клиенту останется только зайти в клиент-банк, чтобы их подписать и отправить на выполнение.
Опция 2:
Клиент сам формирует платежные поручения, а нам сбрасывает выписку банка в электронном виде или отправлять по почте в распечатанном виде раз в 1-2 недели (или раз в месяц).
Подготовка отчетности и переписка с госорганами
Подготовка к представлению отчетов проходит:
- В электронном виде – за исключением некоторых специфических отчетов в статистику (которые готовятся и подаются исключительно в бумажном виде). Для подачи отчетности в большинстве случаев используется программа М.Е.Док.
- Если же вы предпочитаете другую программу, мы будем использовать ее.
- Если вы предприниматель без наемных работников, мы готовим отчетность через электронный кабинет плательщика на сайте ГНС Украины.
- Если вы – юридическое лицо без НДС и с минимальной деятельностью – отчетность готовится аналогично.
- Отчетность возможна в бумажном виде путем отправки ее через Укрпочту ценным письмом с описанием вложений.
В случае с отправкой отчетов в бумажном виде есть три варианта:
- Мы готовим отчет – и с заполненным описанием пересылаем клиенту в электронном виде. Клиент сам распечатывает, подписывает, ставит печать (при ее наличии) – и отправляет отчет по почте самостоятельно.
- Мы отправляем отчет клиенту в электронном виде, он подписывает, ставит печать и отправляет его по почте нам, а мы уже пересылаем его в госорган.
- Клиент подписывает отчет у нас в офисе. Или мы можем отправить его по почте уже в распечатанном виде.
Аналогично происходит и переписка с госорганами.
Мы высылаем в электронном виде клиенту письмо, которое он может подписать и самостоятельно отправить в госорган или он может его подписать и отправить, чтобы мы отвезли/переслали в соответствующую организацию.
Искренне ваш, Центр бухгалтерского аутсорсинга.