Працівник зі своїм авто: правильно оформляємо оренду транспортного засобу

blank

Ситуація, в якій працівник влаштовується на роботу та використовує особисте авто для вирішення робочих задач, не є рідкістю. Щоб врегулювати цей момент, підприємства орендують транспортний засіб. Такий варіант співробітництва має свої переваги та недоліки. Щоб мінімізувати ризики та незручності для обох сторін, необхідно правильно укласти договір оренди. Про те, як проводиться оренда автомобіля в бухгалтерському обліку, мова піде нижче.

Плюси для підприємства

Вигідні сторони для працедавця:

  • оборотні активи залишаються в цілості, їх можна направити на вирішення інших питань;
  • ніякої страхової відповідальності за майно;
  • розірвати договір оренди без великих витрат реально;
  • прибуток від виконання обов’язків йде компанії;
  • витрати на обслуговування авто мінімізовані;
  • ніякої амортизації;
  • проводиться оплата витрат лише в робочий час;
  • витрати списуються згідно договору.

Мінуси для підприємства

Проте є і своє «підводне каміння»:

  • потрібно перераховувати податки (на прибуток ППФО) у відповідні фонди;
  • в обов’язковому порядку вносяться платежі за витрати бензину та оренду, незалежно від того, які підсумки роботи підприємства в даному періоді;
  • коли закінчується термін дії договору, право власності присвоюється орендодавцю.

Плюси для працівника

А тепер поговоримо про переваги для працівника:

  • заробітна платня особі, яка працює на власній автівці, перевищує зарплату працівникам без машини;
  • паливо для роботи оплачується;
  • якщо витрати за користування авто не покриваються добавкою до заробітної платні, надходять перерахування за оренду машини.

Мінуси для працівника

Разом з привілеями на працівника покладається й велике фінансове навантаження:

  • необхідність сплачувати страхування та ремонтувати автомобіль в разі поломки, навіть з причини задіяння транспортного засобу на роботі;
  • машина швидко зношується;
  • амортизація не покривається за рахунок фірми;
  • експлуатація транспортного засобу іншими членами можлива лише в неробочий час;
  • коли ви експлуатуєте машину поза роботою, витрати на газ/бензин/дизель не відшкодовуються.

Укладення договору оренди

Для списання витрат та в цілому врегулювання збитків у правовому полі є сенс укласти договір оренди. В ньому прописуються всі моменти користування авто, включаючи вимоги до працівника, термін дії договору тощо. Регулювання правових відносин в даному контексті здійснюється за принципами Громадянського та Господарського Кодексу. Доходи та витрати, пов’язані з витратою авто, проводяться згідно стандартів бухгалтерського обліку, а точніше – Положень бухгалтерського обліку 14 «Оренда». Після підписання акту прийому-передачі авто в оренду стають правомірними всі зобов’язання, прописані в договорі.

Бухгалтерський облік після укладення договору

В бухобліку оренда авто розглядається як операційна оренда, а машина – як основний засіб, та проводиться через забалансований рахунок 01 «Орендовані необоротні активи».

  • В договорі вказують, для вирішення яких завдань використовується автомобіль;
  • Проводячи витрати на автівку, бухгалтери використовують рахунок 23 для вказання основної діяльності та рахунок 949 – для інших сфер;
  • доходи та витрати відображаються в періоді, в якому були виконані;
  • витрати на паливо оплачує компанія, а норми витрат регульовані наказом Мінтранспорту;
  • вартість страхування сплачується орендодавцем, як і амортизація;
  • податковий облік оренди автомобіля проводить всі операції в момент їх виникнення, відносячи до періоду виникнення.

Несвоєчасна сплата податків, як і в інших операціях, тягне за собою необхідність сплати штрафів.