Что такое аутсорсинг бухгалтерских услуг: преимущества и недостатки

Бухгалтерский аутсорсинг - Услуги в Харькове и Украине - 01

Формат ведения бухгалтерского учета на частном предприятии регулируется Законом Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности», вступившем в силу с 1 января 2000 года. Согласно ему, руководитель вправе самостоятельно организовывать работу бухгалтерского отдела: это может быть штатный специалист, делегирование задач лицу из руководящего состава, пользование услугами частных бухгалтеров или передача функций на аутсорсинговую компанию. Представители малого и среднего бизнеса все чаще выбирают последний вариант – ведение бухгалтерии сторонним предприятием. Аутсорсинг бухгалтерских услуг – что это такое и в чем преимущества формата, читайте ниже.

Аутсорсинг бухгалтерских услуг: как это работает

Слово «аутсорсинг» произошло от двух английских – out source, в переводе означающих «внешний источник». В современном контексте аутсорсинг бухгалтерских услуг – это предпринимательская деятельность компании с передачей части функций на другое предприятие, специализирующееся на определенном профиле. Такой формат сотрудничества подкрепляется договором, в котором прописан порядок оказания услуг, в нашем случае, касательно восстановления и ведения бухгалтерского учета, оформления финотчетности, сокращения налоговой нагрузки и взаимодействия с налоговой.

Подобный опыт предпринимательства известен в США и Европе: так, 92% американских компаний пользуются услугами бухгалтерского аутсорсинга, а в западноевропейских странах этот показатель составляет 86%. Распространение бухгалтерского аутсорсинга в Украине на начальном этапе было продиктовано необходимостью оформления отчетов в соответствии с международными стандартами, предъявляемыми компаниям с иностранным капиталом. Удобство работы и преимущества для бизнеса вскоре оценили и другие собственники, что и обусловило спрос на услуги.

Справедливости ради стоит отметить, что не все предприниматели четко различают аутсорсинг бухгалтерских услуг. Под этим понятием подразумевают:

  • Работу «приходящего бухгалтера». Такой специалист работает частным образом, наведываясь в несколько компаний по условленному графику, и занимается на их территории задачами бухгалтерского и финансового учета. Вроде как для собственника имеются лишь преимущества: сотрудник не требует организации рабочего места, приходит со своим ноутбуком и выполняет работу, где придется, «на коленке». Ну а вам не нужно выплачивать достойную заработную плату и делать отчисления в социальные фонды, так как официальное трудоустройство в данном случае не предусмотрено;
  • Размещение специализированной бухгалтерской компанией своего специалиста у вас в офисе. Такой подход, за исключением нескольких моментов, повторяет упомянутый выше формат: разница лишь в том, что для бухгалтера нужно организовать рабочее место. Собственника может подкупить, опять-таки, возможность сэкономить на заработной плате и выплатах в соцфонды, тогда как о гарантиях компетентного выполнения речь не идет. Ну а «присевший» у вашего стола сотрудник не контролируется на предмет выполнения внутренних задач и может параллельно с этим заниматься подработками, о чем руководитель не узнает;
  • Услуги специализированной фирмы, которая предоставляет ресурс в виде компетенций бухгалтеров. В большинстве случаев сотрудничество осуществляется в удаленном формате, ведь такие компании работают с клиентами в других уголках города и даже страны. Руководитель со своей стороны обеспечивает исполнителя электронными копиями документов, для подписи используется ЭЦП, платежные документы формируют с использованием гостевого доступа к клиент-банку.

Сегодня преимущества аутсорсинга бухгалтерских услуг очевидны, а такой формат является наиболее удобным и экономически целесообразными для заказчика. Подробнее о том, в каком объеме могут предоставляться услуги и в чем плюсы ведения учета на удаленке, узнаете далее.

Виды аутсорсинга бухгалтерских услуг

Ведения бухгалтерского и налогового учета может производиться в таком объеме:

  1. Консультирование – разовое мероприятие, к которому прибегают собственники при необходимости проконтролировать правильность и законность действий штатных бухгалтеров. Специалист с высоким уровнем экспертизы оценит корректность проведения операций и даст рекомендации по оптимизированию расходов. Внешняя консультация целесообразна и в случае заключения сделки с зарубежной фирмой, когда нужно обеспечить оформление документации и отчетности согласно международным нормам. Но даже когда вы не видите явных неточностей со стороны штатной бухгалтерии или сотрудничество с иностранными резидентами исключено, периодическое консультирование точно не будет лишним: эксперты разъяснят тонкости регулярно появляющихся нововведений в сфере налогообложения.
  2. Выборочный аутсорсинг – выполнение функций в области бухучета в большем объеме, на усмотрение клиента. Выборочный аутсорсинг бухгалтерских услуг – что входит? Внешние специалисты в удаленном режиме занимаются расчетом заработной платы, готовят для подачи в налоговую службу отчеты и декларации. В то же время, часть задач, контроль над которым руководитель желает сохранить, выполняется штатными бухгалтерами. Этот подход оправдан в обстоятельствах, когда объемы задач по бухучету не позволяют внутренним сотрудникам работать в нормальном режиме и без ошибок. Поэтому есть смысл разгрузить персонал и отдать ряд функций на удаленку.
  3. Полный аутсорсинг предоставляет максимум гарантий заказчику со стороны фирмы-исполнителя. Аутсорсер берет на себя обязательства по ведению учета и несет материальную ответственность за качество исполнения, а компания клиента может полностью отказаться от услуг бухгалтерского отдела внутри структуры. При сотрудничестве в полном объеме важно найти проверенную и компетентную бухгалтерскую фирму с отличной репутацией, которой вы сможете доверить ведение документации и отчетов.
  4. Наивысшая степень доверия и самый тесный вариант сотрудничества – аутсорсинг бухгалтерских услуг в исполнении главного бухгалтера, который имеет право подписи. Таким образом, заказчик полностью отсекает сегмент работ с документацией и передает право на работу исполнителю.

Какой формат работы бухгалтерии на аутсорсинге выбрать, решать заказчику. Все зависит от специфики работы компании, ее бюджета, рисков и готовности собственника полностью делегировать обязанности по бухучету стороннему ресурсу.

Аутсорсинг бухгалтерских услуг: за и против

До недавнего времени считалось, что физическое присутствие бухгалтера в офисе – залог порядка в бухучете и документации. Но как показывает практика, далеко не каждый специалист имеет достаточно компетенций для корректного ведения учета и своевременной сдачи отчетности в таких непростых сферах, как платная медицина, стоматология, ИТ и т.д. Какие самые частые «факапы» штатных специалистов?

  1. Бухгалтер работает с оригиналами документации, что всегда увеличивает риски потерять ее.
  2. Работодатель вынужден оплачивать заработную плату и делать отчисления в службы соцстрахования, независимо от загруженности и выработки сотрудника. Добавим сюда необходимость организовать рабочее месте, обеспечить офисной техникой и расходными материалами.
  3. Работа одного бухгалтера исключает знание всех нюансов, что чревато ошибками в работе.

Разумеется, возможны и исключения в виде сверхпрофессиональных и знающих бухгалтеров, которые работают в быстром темпе, не допускают ошибок и не просят достойное денежное вознаграждение за работу. Но в современных реалиях владельцы малого и среднего бизнеса, чья деятельность так или иначе связана с торговлей или производством, находят все больше преимуществ в аутсорсинге бухгалтерских услуг:

  • Сокращение расходов на содержание штатного бухгалтера. Нет необходимости выплачивать зарплату, обеспечивать соцзащиту и т.д. Аутсорсинг позволяет снизить траты в среднем на четверть;
  • Высокое качество услуг, обусловленное тем, что ведением учета занимается команда специалистов, состоящая из юриста, эксперта по налоговому праву и трудовым зак. Поэтому возникающие вопросы решаются быстро благодаря командной работе;
  • Ответственность за выполнение услуг, подтвержденная подписанным договором. Аутсорсер гарантирует возместить ущерб в случае начисления штрафа или пени за некорректное составление документа или подачу отчета;
  • Документированное соглашение о конфиденциальности.

Разумеется, имеет аутсорсинг бухгалтерских услуг «за» и «против». Факторы риска – несоответствие уровня оказанных услуг заявленным и возможная утечка данных, а также неоперативное реагирование. Но все это – издержки сотрудничества с непроверенными компаниями, выявить которые не так сложно. Обращайтесь в ответственные фирмы, услугами которых довольны ваши коллеги и чьи отзывы в большинстве положительные. Это защитит от рисков и позволит найти новые пути для развития бизнеса.

О нас: Центр бухгалтерского аутсорисинга — комплексное ведение бухгалтерского и налогового учета, полное сопровождение на всех этапах деятельности клиентов. Профессиональные услуги ведения бухгалтерии для юридических лиц и физических лиц предпринимателей.