Що таке аутсорсинг бухгалтерських послуг: переваги та недоліки

Бухгалтерский аутсорсинг - Услуги в Харькове и Украине - 01

Формат ведення бухгалтерського обліку на приватному підприємстві регулюється Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність», що вступив у силу з 1 січня 2000 року. Згідно з ним, керівник має право самостійно організовувати роботу бухгалтерського відділу: це може бути штатний спеціаліст, делегування задач особі із керівного складу, користування послугами приватних бухгалтерів чи передача функцій на аутсорсингову компанію. Представники малого та середнього бізнесу все частіше обирають останній варіант – ведення бухгалтерії стороннім підприємством. Аутсорсинг бухгалтерських послуг – що це таке та в чому перевага формату, читайте нижче.

Аутсорсинг бухгалтерських послуг: як це працює

Слово «аутсорсинг» походить від двох англійських – out source, що у перекладі означає «зовнішнє джерело». У сучасному контексті аутсорсинг бухгалтерських послуг – це підприємницька діяльність компанії із передачею частини функцій на інше підприємство, що спеціалізується на певному профілі. Такий формат співпраці підкріплюється договором, у якому прописано порядок надання послуг, у нашому випадку, стосовно відновлення та ведення бухгалтерського обліку, оформлення фінзвітності, скорочення податкового навантаження та взаємодії із податковою службою.

Подібний досвід підприємництва відомий у США та Європі: так, 92% американських компаній користуються послугами бухгалтерського аутсорсингу, а в західноєвропейських країнах цей показник складає 86%. Поширення бухгалтерського аутсорсингу в Україні на початковому етапі було продиктовано необхідністю оформлення звітів відповідно до міжнародних стандартів, що висувають до компаній з іноземним капіталом. Зручність роботи та переваги для бізнесу скоро оцінили й інші власники, що зумовило попит на послуги.

Заради справедливості потрібно відзначити, що не всі підприємці чітко розрізняють аутсорсинг бухгалтерських послуг. Під цим поняттям часто мають на увазі:

  • Роботу «прийдешнього» бухгалтера. Такий спеціаліст працює приватним способом, навідуючись до декількох компаній за умовленим графіком, та займається на їх території задачами бухгалтерського та фінансового обліку. Начебто і для власника наявні лише переваги: працівник не потребує організації робочого місця, приходить зі своїм ноутбуком та виконує роботу, де доведеться, «на коліні». Ну а вам не потрібно виплачувати достойну заробітну платню та робити відрахування до соціальних фондів, оскільки офіційне працевлаштування в даному разі не передбачено;
  • Розміщення спеціалізованою бухгалтерською компанією свого спеціаліста у вас в офісі. Такий підхід, за виключенням кількох моментів, повторює згаданий вище формат: різниця лише в тому, що для бухгалтера потрібно організувати робоче місце. Власника може привабити, знов-таки, можливість заощадити на заробітній платні та виплатах до соцфондів, тоді як про гарантії компетентного виконання мова не йде. Ну а працівник, що сидить біля вашого столу, не контролюється на предмет виконання внутрішніх завдань і може паралельно з цим займатися підробітками, про що керівник не дізнається;
  • Послуги спеціалізованої фірми, що надає ресурс у вигляді компетенцій бухгалтерів. У більшості випадків співпраця здійснюється у віддаленому форматі, адже такі компанії працюють з клієнтами в інших куточках міста та навіть країни. Керівник зі свого боку забезпечує виконавця електронними копіями документів, для підпису використовується ЕЦП, платіжні документи формуються з використанням гостьового доступу до клієнт-банку.

Сьогодні переваги аутсорсингу бухгалтерських послуг очевидні, а такий формат є найбільш зручним та економічно доцільним для замовника. Детальніше про те, в якому об’ємі можуть надаватися послуги та в чому плюси ведення обліку віддалено, дізнаєтеся далі.

Види аутсорсингу бухгалтерських послуг

Ведення бухгалтерського та податкового обліку може виконуватися у такому об’ємі:

  1. Консультування – одиничний захід, який застосовують власники за необхідності проконтролювати правильність та законність дій штатних бухгалтерів. Спеціаліст з високим рівнем експертизи оцінить коректність проведення операцій та дасть рекомендації із оптимізації витрат. Зовнішня консультація доцільна і в разі укладення угоди із зарубіжною фірмою, коли потрібно забезпечити оформлення документації та звітності згідно міжнародних норм. Проте навіть коли ви не бачите явних неточностей з боку штатної бухгалтерії чи співпраця з іноземними резидентами виключена, періодичне консультування точно не буде зайвим: експерти зможуть пояснити тонкощі нововведень у сфері оподаткування, що з’являються регулярно.
  2. Вибірковий аутсорсинг – виконання функцій з питань бухобліку у великому об’ємі, на розсуд клієнта. Вибірковий аутсорсинг бухгалтерських послуг – що входить? Зовнішні спеціалісти у віддаленому режимі займаються розрахунком заробітної плати, готують звітні документи та подають декларації до податкової служби. У той же час, частина задач, контроль над якими керівник бажає зберегти, виконується штатними бухгалтерами. Цей підхід виправданий за обставин, коли об’єми задач із бухобліку не дозволяють внутрішнім співробітникам працювати в нормальному режимі та без помилок. Тому є сенс розвантажити персонал та віддати ряд функцій на віддалене виконання.
  3. Повний аутсорсинг надає максимум гарантій замовнику з боку фірми-виконавця. Аутсорсер бере на себе обов’язки із ведення обліку та несе матеріальну відповідальність за якість виконання, а компанія клієнта може повністю відмовитися від послуг бухгалтерського відділу всередині структури. За співпраці у повному об’ємі важливо знайти перевірену та компетентну бухгалтерську фірму з відмінною репутацією, якій ви зможете довірити ведення документації та звітів.
  4. Найвищий рівень довіри та найтісніший варіант співпраці – аутсорсинг бухгалтерських послуг у виконанні головного бухгалтера, який має право підпису. Таким чином, замовник повністю відсікає сегмент роботи із документацією та передає право на виконання аутсорсеру.

Який формат роботи бухгалтерії на аутсорсингу обирати, вирішувати замовнику. Все залежить від специфіки роботи компанії, її бюджету, ризиків та готовності власника повністю делегувати обов’язки із бухобліку сторонньому ресурсу.

Аутсорсинг бухгалтерських послуг: за та проти

До недавнього часу вважалося, що фізична присутність бухгалтера в офісі – запорука порядку в бухобліку та документації. Проте як свідчить практика, далеко не кожен спеціаліст має достатньо фаховості для коректного ведення обліку та своєчасного подання звітності в таких непростих галузях, як платна медицина, стоматологія, ІТ тощо. Які найпоширеніші «факапи» штатних спеціалістів?

  1. Бухгалтер працює з оригіналами документації, що завжди збільшує ризики загубити їх.
  2. Працедавець вимушений оплачувати заробітну платню та робити відрахування до служби соцстрахування, незалежно від завантаженості та вироблення працівника. Додаємо сюди необхідність організовувати робоче місце, забезпечити офісною технікою та розхідними матеріалами.
  3. Робота одного бухгалтера виключає знання всіх нюансів, що виливається у помилки в роботі.

Звичайно, можливі й виключення у вигляді надфахових бухгалтерів, що знають майже все, працюють у швидкому темпі, не допускають помилок та не просять достойної грошової винагороди за роботу. Проте в сучасних реаліях власники малого та середнього бізнесу, чия діяльність так чи інакше пов’язана з торгівлею чи виробництвом, знаходять все більше переваг в аутсорсингу бухгалтерських послуг:

  • Скорочення витрат на утримання штатного бухгалтера. Немає необхідності виплачувати заробітну платню, забезпечувати соціальний захист тощо. Аутсорсинг дозволяє знизити витрати в середньому на чверть;
  • Висока якість послуг, зумовлена тим, що веденням обліку займається команда фахівців. Вона складається з юриста, експерта з податкового права та питань праці. Тому питання, що виникають, вирішуються швидко завдяки спільній роботі;
  • Відповідальність за виконання послуг, підтверджена підписаним договором. Аутсорсер гарантує відшкодувати збитки в разі нарахування штрафу чи пені за некоректне оформлення документу чи подання звітності;
  • Документована згода про конфіденційність.

Звичайно, має аутсорсинг бухгалтерських послуг «за» та «проти». Фактори ризику – невідповідність рівня наданих послуг заявленим та можливий витік відомостей, а також неоперативне реагування. Проте це все – мінуси співпраці із неперевіреними компаніями, виявити які не так важко. Звертайтесь до відповідальних виконавців, послугами яких задоволені ваші колеги та чиї відгуки у більшості позитивні. Це захистить від ризиків та дозволить знайти нові шляхи для розвитку бізнесу.

Про нас: Центр бухгалтерського аутсорісингу — комплексне ведення бухгалтерського та податкового обліку, повний супровід на всіх етапах діяльності клієнтів. Професійні послуги ведення бухгалтерії для юридичних осіб та фізичних осіб підприємців.