Формат спілкування
У 90% випадків спілкування з клієнтами і обмін документами відбувається віддалено онлайн. Ви також можете поспілкуватися з бухгалтером «наживо», завітавши у наш офіс.
Програмне забезпечення
- Облік ведемо у обліковій системі, що «розгортається» на нашому сервері або на сервері клієнта.
- Надаємо доступи до облікової системи.
- Якщо це сервер клієнта, то відповідальність за його працездатність, збереження та створення резервних копій інформації він несе сам.
Процедури створення і обробки документів
Залежно від потреб клієнтів:
- документи можуть створювати самі клієнти чи їх менеджери в обліковій системі
- документи готуємо ми, клієнт може роздруковувати їх з облікової системи, або ми надсилаємо в pdf-форматі.
Обмін документами
Клієнт може передати нам документи будь-яким зручним для нього способом:
- для ФО-П з невеликим документообігом через email, viber чи telegram
- але найчастіше — через систему папок «Прибуткові документи» на Google Drive.
Обмінятися оригіналами документів можна через Укрпошту або через Нову пошту.
Упорядкування документів
- Клієнт може відправити нам оригінали документів, і ми будемо підшивати їх в папки і зберігати у себе в офісі.
- Клієнт сам впорядковує документи, підшиваючи їх в папки, але краще зберігати документи поза свого приміщення.
- Один раз в 2-3-6 місяців бухгалтер виїжджає в офіс клієнта на 1-2 дня – і підшиває оригінали документів в папки, звіряючись зі списком документів, отриманих в електронному вигляді.
Банківські платежі
Опція 1:
Клієнт дає нам доступ до розрахункового рахунку тільки з правами перегляду і створення платіжних документів.
У такому випадку ми можемо:
- а) відразу розносити дані про надходження або списання грошей в облікову систему;
- б) формувати для клієнта платіжні доручення на оплату податків, зарплати або контрагентам – в такому випадку клієнту залишиться тільки зайти в клієнт-банк, щоб їх підписати і відправити на виконання.
Опція 2:
Клієнт сам формує платіжні доручення, а нам скидає виписку банку в електронному вигляді або відправляти поштою в роздрукованому вигляді раз в 1-2 тижні (або раз на місяць).
Підготовка звітності та листування з держорганами
Підготовка до подання звітів відбувається:
- В електронному вигляді – за винятком деяких специфічних звітів в статистику (які готуються та подаються виключно в паперовому вигляді). Для подачі звітності в більшості випадків використовується програма М.Є.Док.
- Якщо ж ви віддаєте перевагу іншій програмі, ми будемо використовувати її.
- Якщо ви підприємець без найманих працівників, ми готуємо звітність через електронний кабінет платника на сайті ДПС України.
- Якщо ви – юридична особа без ПДВ й з мінімальною діяльністю – звітність готується аналогічно.
- Звітність можлива в паперовому вигляді шляхом надсилання її через Укрпошту цінним листом з описом вкладень.
У випадку з надсиланням звітів у паперовому вигляді є три варіанти:
- Ми готуємо звіт – і із заповненою описом пересилаємо клієнту в електронному вигляді. Клієнт сам роздруковує, підписує, ставить печатку (у разі її наявності) – і відправляє звіт по пошті самостійно.
- Ми відправляємо звіт клієнту в електронному вигляді, він підписує, ставить печатку – і відправляє його поштою нам, а ми вже пересилаємо його в держорган.
- Клієнт підписує звіт у нас в офісі. Або ми можемо відправити його поштою в уже роздрукованому вигляді.
Аналогічно відбувається і листування з держорганами.
- Ми висилаємо в електронному вигляді клієнту лист, який він може підписати і самостійно відправити в держорган, або він може його підписати і відправити, щоб ми відвезли/переслали в відповідну організацію.
Щиро ваш, Центр бухгалтерського аутсорсингу.