Навіть якщо ФОП регулярно сплачував податки та подавав декларації, це ще не означає, що його облік вівся без помилок, оскільки проблеми нерідко виявляються не у факті подання звітності, а у неправильно визначеній сумі доходу, пропущених надходженнях, помилковому застосуванні РРО/ПРРО, невідповідності фактичної діяльності обраній системі оподаткування, відсутності документів або розбіжностях між банківськими операціями, обліком і даними, які вже бачить податкова.
Перевірка бухгалтерії особливо актуальна перед зміною бухгалтера, закриттям ФОП, переходом на іншу систему оподаткування, відновленням діяльності після тривалої перерви, залученням працівників, початком роботи з іноземними клієнтами або у ситуації, коли підприємець кілька років вів облік самостійно і хоче зрозуміти, чи немає накопичених податкових ризиків.
При цьому щодо ФОП правильніше говорити не стільки про класичний бухгалтерський облік, як у ТОВ, скільки про перевірку податкового обліку, первинних документів, розрахунків із бюджетом та правильності виконання інших обов’язків підприємця. Відповідно до п. 44.1 Податкового кодексу України платники податків повинні вести облік показників, які впливають на оподаткування, на підставі документів та іншої інформації, передбаченої законодавством.
Зміст
З чого починається перевірка бухгалтерії ФОП
Перевіряти ФОП потрібно не з декларації за останній квартал, а з розуміння того, як саме працював бізнес протягом періоду, що перевіряється, тому що одна й та сама банківська операція може мати різні податкові наслідки залежно від системи оподаткування, виду діяльності, способу отримання коштів та навіть того, хто є контрагентом.
Насамперед бухгалтер визначає систему оподаткування за кожний період, групу єдиного податку, статус платника ПДВ, зареєстровані КВЕД, наявність працівників, банківські рахунки, використання РРО або ПРРО, проведення валютних операцій, отримання платежів через платіжні системи та посередників, а також перевіряє, чи відбувалися протягом періоду зміни, які могли вплинути на порядок оподаткування.
Наприклад, якщо ФОП сьогодні перебуває на третій групі, це не означає, що при перевірці попередніх років можна автоматично застосовувати до всіх операцій правила третьої групи, адже частину року підприємець міг працювати на другій групі, бути на загальній системі або мати інший статус щодо ПДВ.
Що саме потрібно перевірити
Повноцінна перевірка ФОП зазвичай охоплює кілька взаємопов’язаних ділянок, причому аналізувати їх окремо недостатньо: дохід із декларації необхідно порівнювати з банківськими виписками, сплату податку – з інтегрованою карткою платника, а операції через еквайринг – з даними РРО/ПРРО.
| Ділянка перевірки | Що перевіряє бухгалтер | Які проблеми можуть виявитися |
|---|---|---|
| Реєстраційні дані | система оподаткування, група ЄП, КВЕД, ПДВ-статус, місця провадження діяльності | діяльність, якої немає серед КВЕД, неправильна група, неповідомлені об’єкти |
| Доходи | банківські виписки, готівкові надходження, еквайринг, валютні платежі, платіжні системи | заниження або завищення доходу, неправильна дата визнання доходу |
| Податкова звітність | декларації, уточнюючі декларації, додатки, звітність за працівників | пропущені періоди, невідповідність сум фактичному доходу |
| Податки та ЄСВ | нарахування, фактичні платежі, інтегровані картки платника | недоїмка, пеня, переплата, платіж на неправильний рахунок |
| Первинні документи | договори, рахунки, акти, накладні, чеки, документи щодо витрат | відсутність підтвердження операції або неправильні реквізити |
| РРО/ПРРО | необхідність застосування, чеки, виручка, Z-звіти та дані ПРРО | нефіскалізовані розрахунки, невідповідність виручки обліку |
| Працівники | оформлення, зарплата, ПДФО, військовий збір, ЄСВ, звітність | неоформлені працівники, помилки у зарплатній звітності |
| Валютні операції | надходження від нерезидентів, курси валют, дата доходу, договори | дохід відображено не в тому періоді або в неправильній сумі |
Перевірка доходів ФОП – одна з найважливіших частин
На практиці саме з доходом виникає найбільше помилок, особливо якщо ФОП отримує багато невеликих платежів, працює через еквайринг, маркетплейси, Upwork, Payoneer, Wise чи інші платіжні сервіси або паралельно використовує декілька банківських рахунків.
Для ФОП – платника єдиного податку потрібно перевірити не лише загальну суму надходжень, але й те, які саме платежі були включені до доходу, а які не включалися та на якій підставі. ДПС окремо звертає увагу, що ФОП першої-третьої груп, які не є платниками ПДВ, ведуть облік доходів у довільній формі, проте повинні мати можливість підтвердити формування суми доходу документами про надходження коштів.
Під час перевірки бухгалтер зазвичай проводить звірку:
- усіх підприємницьких банківських рахунків із даними обліку доходів;
- валютних надходжень із сумами, фактично відображеними у гривні;
- готівкової та карткової виручки з РРО/ПРРО;
- платежів через еквайринг, маркетплейси та платіжні системи;
- повернень покупцям, власних переказів між рахунками та інших операцій, які не завжди є підприємницьким доходом.
Типова ситуація виглядає так: ФОП отримав за рік на рахунки 2,4 млн грн, а у декларації зазначено 2,1 млн грн. Сам факт різниці ще не означає автоматично заниження доходу, оскільки частина коштів могла бути переказом між власними рахунками, поверненням раніше перерахованих коштів або іншою операцією, яка має окремий податковий режим, однак кожні такі 300 тис. грн потрібно розшифрувати та документально пояснити.
Саме тому перевірка бухгалтерії не повинна зводитися до простого підсумовування кредитових оборотів банківського рахунку.
Чи правильно визначався дохід за датою
Окрема категорія помилок стосується не суми, а періоду, у якому показаний дохід. Це особливо актуально для валютних платежів та роботи через фінансових посередників, коли між оплатою клієнтом, зарахуванням коштів на акаунт платіжної системи та надходженням грошей на український рахунок може пройти декілька днів або навіть тижнів.
Якщо бухгалтер неправильно визначає дату отримання доходу, частина виручки може перейти з одного кварталу або року до іншого, а це впливає не тільки на декларацію та суму податку, але й на контроль ліміту доходу для відповідної групи єдиного податку. Тому при аудиті міжнародних операцій необхідно окремо встановлювати юридичну модель розрахунків, а не виходити лише з того, коли гроші стали доступними у мобільному банкінгу.
Перевірка витрат ФОП на загальній системі
Для ФОП на загальній системі перевірка має іншу логіку, оскільки тут потрібно підтвердити не тільки отримані доходи, але й витрати, які були враховані при визначенні чистого оподатковуваного доходу.
Бухгалтер перевіряє економічний зв’язок витрат із господарською діяльністю, їх оплату, наявність первинних документів та правильність оформлення таких документів. У 2026 році ДПС, зокрема, нагадує, що первинні документи, які підтверджують витрати ФОП на загальній системі, мають містити необхідні реквізити, серед яких назва документа, дата, зміст та обсяг господарської операції й дані, які дозволяють ідентифікувати осіб, відповідальних за її здійснення.
Помилка тут може працювати у зворотному напрямку: дохід підприємець показав правильно, однак включив до витрат суму, яку при перевірці податкова не визнає через відсутність документів або відсутність зв’язку з господарською діяльністю, внаслідок чого збільшується оподатковуваний дохід і виникає недоплата податків.
Перевірка декларацій і фактичної сплати податків
Наступний етап – порівняти господарські операції з поданою звітністю, а вже після цього – перевірити, чи фактично сплачені задекларовані та інші належні платежі.
Наявність банківської квитанції не завжди означає, що платіж правильно зарахований: могли змінитися реквізити бюджетного рахунку, бути неправильно зазначений платіж або виникнути інша технічна розбіжність, тому остаточну картину необхідно звіряти з даними ДПС.
Через меню «Стан розрахунків з бюджетом» в Електронному кабінеті можна побачити нарахування, платежі, податковий борг, переплату та пеню за відповідними видами податків і зборів. ДПС також надає можливість провести електронну звірку та отримати документ про стан розрахунків без відвідування податкового органу.
Наприклад, якщо ФОП щомісяця сплачував податок, але один платіж був випадково спрямований за неправильними реквізитами, у банківських операціях усе може виглядати правильно, тоді як в інтегрованій картці платника залишатиметься борг.
РРО та ПРРО: чи всі розрахункові операції фіскалізувалися
Для ФОП, який приймає оплату від фізичних осіб, продає товари онлайн, працює через POS-термінал або інтернет-еквайринг, перевірка РРО/ПРРО повинна бути окремим блоком.
У 2026 році ФОП другої-четвертої груп єдиного податку та ФОП на загальній системі, які здійснюють розрахункові операції, у загальному випадку повинні застосовувати РРО або ПРРО; винятки залежать від конкретних умов, а ФОП першої групи мають окреме звільнення. ДПС прямо відносить до операцій, які потребують уваги щодо фіскалізації, зокрема оплату картками та через сервіси інтернет-еквайрингу.
Тому під час перевірки недостатньо з’ясувати, чи «встановлений ПРРО». Необхідно зіставити банківські та еквайрингові платежі з фіскальними чеками і знайти операції, за якими чек мав бути сформований, але цього не сталося.
Читайте також: РРО/ПРРО: коли ФОПу потрібен касовий апарат
КВЕД, система оподаткування та фактична діяльність
Ще одна типова проблема виникає тоді, коли декларації арифметично правильні, однак сам ФОП працював із порушенням умов своєї системи оподаткування.
Наприклад, підприємець міг почати надавати новий вид послуг, не перевіривши КВЕД, змінити формат роботи або коло контрагентів, придбати чи орендувати новий об’єкт, відкрити торгову точку, склад чи офіс, але не проаналізувати, які реєстраційні та податкові наслідки це має.
Окремо перевіряється форма № 20-ОПП, якщо у підприємця є об’єкти, через які здійснюється діяльність або які пов’язані з оподаткуванням. Порядок № 1588 передбачає повідомлення ДПС про відповідні об’єкти оподаткування, а податкова у 2026 році продовжує звертати увагу на правильність їх відображення у формі № 20-ОПП.
Якщо у ФОП є працівники
При перевірці ФОП із найманими працівниками бухгалтерія вже не обмежується доходом самого підприємця, оскільки необхідно перевірити кадрові документи, повідомлення про прийняття працівників, нарахування зарплати та інших виплат, ПДФО, військовий збір, ЄСВ і відповідну звітність.
Особливу увагу слід приділяти періодам відпусток, лікарняних, премій, звільнень, виплат за цивільно-правовими договорами, працівникам з особливими ставками ЄСВ та ситуаціям, коли фактичний характер співпраці не відповідає оформленим документам. Тут навіть невелика помилка, яка щомісяця повторювалася протягом декількох років, може перетворитися на суттєву суму після повної перевірки.
Які помилки найчастіше знаходять при перевірці ФОП
На практиці аудит ФОП часто виявляє не одну велику проблему, а десятки невеликих розбіжностей, які накопичувалися протягом кількох років.
Найтиповіші з них – неповне відображення доходів; неправильна дата валютного доходу; відсутність документів на окремі операції; плутанина між власними та підприємницькими коштами; невраховані платежі через Payoneer, Wise, маркетплейси або еквайринг; відсутність чеків РРО/ПРРО; прострочена або неправильна звітність; заборгованість, яку власник ФОП вважав сплаченою; неправильний облік працівників; відсутність 20-ОПП; операції, які не відповідають умовам обраної групи єдиного податку.
Важливо також перевірити строки зберігання документів, оскільки підприємець не повинен автоматично видаляти старі договори, виписки та первинні документи лише тому, що минуло декілька років. Для більшості документів ФОП п. 44.3 ПКУ передбачає мінімальний строк 1095 днів, однак для окремих операцій встановлені довші строки, а якщо документи стосуються перевірки чи спору, строк їх зберігання може продовжуватися. ДПС також окремо роз’яснює ситуації, коли документи ФОП необхідно зберігати понад базовий строк, якщо документальна перевірка ще не проводилася.
Приклад перевірки бухгалтерії ФОП
Припустимо, ФОП третьої групи без ПДВ працював із українськими та іноземними клієнтами, отримував платежі на гривневий і валютний рахунки, частину іноземних оплат приймав через платіжний сервіс, а декларації протягом двох років подавав самостійно.
За банківськими виписками та звітами платіжної системи бухгалтер визначив фактичний дохід за два роки у сумі 3 820 000 грн, тоді як у деклараціях було зазначено 3 570 000 грн.
| Результат звірки | Сума |
| Дохід за поданими деклараціями | 3 570 000 грн |
| Дохід за даними банків та платіжної системи | 3 820 000 грн |
| Початкова різниця | 250 000 грн |
| Власні перекази між рахунками, які не є новим доходом | 80 000 грн |
| Сума, яка потребує додаткової перевірки | 170 000 грн |
Після аналізу з’ясувалося, що 80 000 грн були переказами власних коштів між рахунками, а решта 170 000 грн складалася з платежів клієнтів, які не потрапили до обліку через неправильне визначення моменту отримання доходу через платіжний сервіс.
У такій ситуації завдання бухгалтера полягає не лише у тому, щоб знайти різницю, а й визначити, у які звітні періоди вона належить, як впливає на податкові зобов’язання і ліміти відповідної групи, чи потрібно подавати уточнюючу звітність та які наслідки матиме виправлення помилки.
Чи можна перевірити бухгалтерію дистанційно, якщо ФОП перебуває за кордоном
У більшості випадків – так. Для перевірки ФОП фізична присутність підприємця в Україні зазвичай не потрібна, оскільки основна частина інформації сьогодні доступна в електронному вигляді.
Бухгалтеру можуть бути передані банківські виписки, декларації, договори, акти та рахунки, документи з платіжних систем, дані РРО/ПРРО, кадрові документи та інша необхідна інформація, а значну частину податкових даних можна отримати через Електронний кабінет. Доступ до його приватної частини можливий із використанням КЕП та інших передбачених способів електронної ідентифікації, а стан розрахунків із бюджетом можна перевірити дистанційно.
Тому ситуація, коли власник ФОП кілька років живе в Польщі, Німеччині, Італії, Канаді чи іншій країні, сама по собі не перешкоджає проведенню перевірки українського ФОП.
Натомість у таких випадках нерідко з’являється додаткове питання, яке вже виходить за межі звичайної перевірки української бухгалтерії: податкове резидентство підприємця та його обов’язки у країні фактичного проживання. Український бухгалтер може перевірити облік ФОП в Україні, але питання оподаткування фізичної особи в іншій державі потрібно аналізувати окремо з урахуванням законодавства відповідної країни та міжнародних договорів.
Як виглядає професійна перевірка бухгалтерії
Якісна перевірка не повинна завершуватися повідомленням «знайдено 15 помилок». Власнику бізнесу потрібне розуміння того, які з них реально створюють податковий ризик, які можна виправити, а які є лише технічними недоліками. Тому результатом роботи бухгалтера зазвичай має бути документ, у якому зазначено перевірений період, описано виявлені розбіжності, оцінено їх вплив на податки та звітність і запропоновано послідовність виправлення.
Практично це означає, що всі помилки доцільно розділити щонайменше на три категорії: ті, які потребують термінового виправлення; ті, які створюють потенційний ризик і потребують додаткового аналізу; та організаційні недоліки, які варто усунути для нормального ведення обліку надалі.
Чи можна перевірити бухгалтерію ФОП самостійно
Якщо діяльність проста, операцій небагато, ФОП працює лише в Україні, не має працівників, не використовує еквайринг, валютні рахунки та складні схеми розрахунків, базову перевірку цілком можна почати самостійно.
У такому випадку варто послідовно звірити:
- банківські та інші надходження з обліком доходів і деклараціями;
- задекларовані податки з фактичними платежами та даними Електронного кабінету;
- наявність договорів, актів, рахунків та інших підтвердних документів;
- відповідність фактичної діяльності КВЕД і умовам обраної системи оподаткування;
- використання РРО/ПРРО, якщо ФОП здійснював розрахункові операції;
- 20-ОПП, ПДВ, зарплатний облік та інші додаткові обов’язки, якщо вони стосуються конкретного підприємця.
Проблема самоперевірки полягає не стільки в тому, щоб знайти цифри, які не збігаються, скільки у правильному тлумаченні причини такої розбіжності та її податкових наслідків.
Чому перевірку бухгалтерії іноді краще передати професійним бухгалтерам на аутсорс
Підприємець, який сам вів облік декілька років, часто дивиться на операції так, як звик їх обліковувати, тому може просто не помічати системної помилки, що повторюється з місяця в місяць. Аналогічна ситуація виникає при зміні бухгалтера: новому спеціалісту доцільно спочатку провести незалежну перевірку залишків, звітності та документів, а вже потім приймати облік у роботу.
Професійний бухгалтер оцінює не тільки арифметику декларацій, але й логіку операцій, їх відповідність ПКУ, банківським документам, правилам застосування РРО, статусу платника та фактичній моделі бізнесу, а після виявлення помилки може запропонувати механізм її виправлення, а не лише констатувати проблему.
Аутсорс особливо доцільний, якщо ФОП працює декілька років, має значний оборот, валютні операції, іноземних контрагентів, працівників, РРО/ПРРО, декілька рахунків, платіжні системи, ПДВ або вже отримував запити від податкової. У таких ситуаціях помилка при самостійному виправленні інколи створює більше проблем, ніж сама початкова неточність.
Коли варто провести перевірку, навіть якщо податкова нічого не запитує
Перевірка бухгалтерії потрібна не лише перед податковою перевіркою. Значно безпечніше знайти проблему самостійно, коли ще є можливість спокійно відновити документи, перевірити операції та за потреби виправити звітність.
Особливо доцільно зробити це перед закриттям ФОП, зміною бухгалтера, переходом на іншу систему оподаткування, отриманням статусу платника ПДВ, суттєвим збільшенням обороту або після кількох років самостійного ведення обліку.
Перевірка бухгалтерії ФОП – це комплексна звірка фактичної діяльності, отриманих доходів, документів, РРО/ПРРО, поданої звітності та розрахунків із бюджетом. Навіть якщо всі декларації подавалися вчасно, помилка може приховуватися у способі визначення доходу, даті його визнання, операціях через платіжні системи, незареєстрованому об’єкті, неправильному застосуванні РРО або старій заборгованості, яка відображається в інтегрованій картці платника.
Якщо ви хочете перевірити облік ФОП перед зміною бухгалтера, закриттям підприємницької діяльності або просто переконатися, що за попередні роки не накопичилися податкові ризики, фахівці Центру бухгалтерського аутсорсингу можуть провести дистанційну перевірку, звірити документи та звітність і сформувати перелік помилок та рекомендацій щодо їх виправлення. Для проведення такої перевірки ФОП може перебувати за кордоном – у більшості випадків необхідні документи та податкові дані можна опрацювати повністю дистанційно.