Якщо йдеться про новоствореного ФОП 3 групи, який займається автомобільними перевезеннями, то сам податковий облік у нього відносно простий, але транспортна діяльність додає багато операційних нюансів: автомобілі, пальне, водії, ліцензії, ТТН, відрядження, 20-ОПП, міжнародні перевезення.
У 2026 році ФОП 3 групи без ПДВ сплачує 5% єдиного податку + 1% військового збору з доходу, а ЄСВ за себе становить щонайменше 1 902,34 грн на місяць. Для платника ПДВ ставка єдиного податку – 3%. Річний ліміт доходу для 3 групи у 2026 році становить 10 091 049 грн.
Зміст
Що особливого саме у транспортного ФОП
Найперше потрібно правильно визначити модель роботи. Є велика різниця між ФОП, який має власну вантажівку і сам виконує перевезення, ФОП із кількома автомобілями та найманими водіями і ФОП-експедитором, який фактично організовує перевезення сторонніми перевізниками.
Для звичайного вантажного перевізника базовим КВЕД зазвичай буде 49.41 «Вантажний автомобільний транспорт». Якщо підприємець додатково займається експедируванням, логістикою, зберіганням вантажів або іншими послугами, відповідні види діяльності теж потрібно внести до реєстру.
Третя група тут зручна тим, що немає обмеження щодо кількості найманих працівників і значно менше обмежень щодо того, кому можна надавати послуги, ніж на другій групі.
Автомобілі потрібно правильно оформити
Один із перших бухгалтерських блоків – зрозуміти, на якій підставі ФОП використовує транспорт.
Автомобіль може належати самому підприємцю як фізичній особі, бути орендованим або використовуватися на інших законних підставах. Для бухгалтера важливі документи на транспорт, договори оренди, акти приймання-передачі та документи на причепи чи напівпричепи.
Також потрібно перевірити питання форми №20-ОПП щодо об’єктів, які використовуються у підприємницькій діяльності. Це питання краще налаштувати одразу після початку роботи, а не відновлювати інформацію через кілька років.
Документи на кожне перевезення
У транспортній компанії первинні документи мають особливе значення, навіть якщо ФОП перебуває на єдиному податку і його витрати не зменшують базу для 5% ЄП.
По кожному перевезенню бажано мати нормальний комплект документів: договір або заявку на перевезення, документ на вантаж, ТТН або CMR для міжнародних перевезень, акт наданих послуг чи інший погоджений сторонами документ, рахунок та підтвердження оплати.
Це потрібно не стільки для розрахунку єдиного податку, скільки для підтвердження реальності господарських операцій, походження коштів та взаємовідносин із замовниками.
Дохід ФОП і транспортні витрати – це різні речі
Це один із найважливіших моментів. Припустимо, замовник заплатив ФОП за перевезення 50 000 грн, а ФОП витратив:
- 20 000 грн на пальне;
- 8 000 грн на оплату водію;
- 5 000 грн на дороги, ремонт та інші витрати.
Для ФОП 3 групи без ПДВ податок все одно розраховується, як правило, з 50 000 грн доходу, а не з прибутку 17 000 грн.
Тобто приблизне податкове навантаження з такої виручки становитиме:
| Платіж | Розрахунок | Сума |
| Єдиний податок | 50 000 × 5% | 2 500 грн |
| Військовий збір | 50 000 × 1% | 500 грн |
| Разом із доходу | 3 000 грн |
Саме тому для транспортного бізнесу потрібно особливо уважно рахувати економіку. У перевізника може бути великий оборот, але відносно невелика маржа через пальне, зарплату, ремонти, лізинг та інші витрати.
Дуже важливий нюанс – експедитор чи перевізник
Якщо ФОП не перевозить вантаж власним транспортом, а отримує від клієнта, наприклад, 100 000 грн, з яких 85 000 грн передає іншому перевізнику, не варто автоматично вважати, що оподатковувати потрібно лише 15 000 грн винагороди.
Тут потрібно дивитися юридичну конструкцію договору: ФОП надає власну транспортну послугу чи виступає експедитором/посередником, чиї саме кошти він отримує і на якій підставі здійснює подальші платежі. Для транспортно-експедиторської діяльності цей момент варто налаштувати з бухгалтером до початку масових розрахунків, тому що неправильний договір може суттєво збільшити дохід для цілей єдиного податку.
Пальне та витрати потрібно обліковувати навіть на 3 групі
ФОП 5% не зменшує єдиний податок на суму придбаного дизпалива, ремонтів, шин або запчастин, тому іноді власники взагалі перестають документувати витрати. Для транспортної компанії це погана практика.
Ми б рекомендували окремо вести управлінський облік:
- дохід по кожній машині
- пальне
- зарплата водія
- ремонт
- платні дороги
- страхування
- лізинг/оренда
- фактична маржа рейсу.
Інакше через декілька місяців можна мати значний банківський оборот, але не розуміти, який автомобіль реально заробляє гроші. Особливо важливий контроль пального: чеки, паливні картки, рахунки, пробіг, заправки та фактичне використання автомобіля повинні давати логічну картину.
Якщо є водії
Щойно ФОП наймає водіїв, з’являється повноцінний зарплатний блок.
Необхідно оформити трудові відносини, нараховувати зарплату, ЄСВ, ПДФО та військовий збір, подавати відповідну звітність, правильно оформлювати відпустки, лікарняні та інші виплати. Тут потрібно особливо обережно ставитися до схеми, коли водії оформлені як окремі ФОП, хоча фактично постійно працюють на автомобілях одного перевізника за його графіком та під його управлінням. Така модель потребує окремої оцінки ризиків щодо фактичних трудових відносин.
Ліцензія залежить від виду перевезень
Не всі вантажні перевезення мають однакові ліцензійні вимоги.
За чинним законодавством ліцензуванню, зокрема, підлягають міжнародні перевезення вантажів автомобільним транспортом, перевезення пасажирів та перевезення небезпечних вантажів.
Тому для нового ФОП потрібно одразу визначитися: це внутрішні звичайні вантажні перевезення чи міжнародні, ADR/небезпечні вантажі, пасажирські перевезення тощо. Від цього залежатиме не тільки бухгалтерія, але й дозвільні документи.
РРО/ПРРО
Якщо транспортна компанія працює переважно з юридичними особами та ФОП, а клієнти платять звичайним банківським переказом за реквізитами IBAN, питання РРО зазвичай не є центральним.
Але якщо ФОП приймає готівку, оплату платіжною карткою через POS-термінал або інтернет-еквайринг, потрібно аналізувати обов’язок застосування РРО/ПРРО. У 2026 році ФОП 2-4 груп, які здійснюють розрахункові операції, загалом повинні застосовувати РРО/ПРРО.
Міжнародні перевезення – окремий рівень бухгалтерії
Якщо компанія планує працювати Україна – ЄС або виконувати перевезення територією Європи, бухгалтеру додатково доведеться контролювати валютні надходження, договори з нерезидентами, CMR, валютні рахунки, курс для визначення доходу ФОП, документи щодо закордонних витрат водіїв та питання ПДВ залежно від конкретної операції.
Особливо важливо не змішувати поняття: місце здійснення перевезення, резидентність замовника і місце постачання послуги для ПДВ – це різні категорії, які потрібно аналізувати окремо.
Що слід налаштувати бухгалтеру транспортного ФОП одразу
Для новоствореного транспортного ФОП із першого місяця варто побудувати систему так, щоб окремо контролювалися кожен автомобіль, кожен рейс, замовник, отриманий дохід, водій, пальне та собівартість рейсу.
З податкового боку облік ФОП 3 групи може бути досить простим:
отримали дохід → правильно відобразили → сплатили ЄП і військовий збір.
Але саме у транспортному бізнесі основна складність часто лежить не в декларації ФОП, а в документах на перевезення, транспорті, працівниках, ліцензуванні та великій кількості операційних витрат.
Якщо у вас є питання по бухгалтерському обліку транспортної компанії, залиште запит на сайті або звʼяжіться з нами напряму: