Останніми роками тема РРО (реєстратор розрахункових операцій) та ПРРО (програмний РРО) стала особливо актуальною для українських підприємців. Багато ФОПів досі не до кінця розуміють, чи зобов’язані вони встановлювати касовий апарат, які штрафи загрожують за його відсутність та як працює електронний чек.
Сьогодні ЦБА розбирає, кому потрібен РРО, а хто може працювати без нього.
Зміст
Що таке РРО і ПРРО? У чому різниця?
- РРО (реєстратор розрахункових операцій) – це класичний фізичний касовий апарат, який друкує паперові чеки.
- ПРРО (програмний РРО) – це цифрове рішення, яке працює через додаток на смартфоні, планшеті чи комп’ютері, видає електронні чеки та надсилає їх у податкову в режимі онлайн.
ПРРО є безкоштовним рішенням від ДПС, але також є платні сервіси, які розширюють можливості програми для підприємців.
Кому потрібно використовувати РРО/ПРРО?
Відповідно до Закону України №265/95-ВР, обов’язок із застосування ПРРО / РРО в 2024 – 2025 році стосується практично всіх юридичних осіб та ФОП, що працюють в сфері роздрібної торгівлі, послуг населенню та громадського харчування та приймають оплати готівкою, платіжними картками тощо. Іншими словами, РРО або ПРРО обов’язковий для ФОП, які проводять готівкові або безготівкові розрахунки через термінал (еквайринг).
ТОВ та ФОП на єдиному податку 2-3 групи зобов’язані використовувати РРО/ПРРО, якщо:
- вони працюють у сфері роздрібної торгівлі, громадського харчування чи послуг;
- приймають оплату картками, через POS-термінали або Google Pay/Apple Pay;
- приймають оплату для подальшої передачі кур’єрами та поштовими відділеннями;
- мають обіг більше 167 МЗП (8000 х 167 = 1336000 грн у 2025 році);
- якщо ФОП реалізують техніку, медикаменти, ювелірні вироби (РРО обов’язковий незалежно від обороту).
ФОП на загальній системі – майже завжди зобов’язані застосовувати РРО/ПРРО, крім випадків, коли працюють виключно за безготівковим розрахунком (наприклад, через IBAN).
Хто може працювати без РРО у 2025 році?
- ФОП 1 групи не зобов’язані використовувати РРО, якщо не перевищують 1 млн грн обороту на рік.
- ФОПи, які приймають виключно безготівкові платежі через рахунок ФОП (IBAN) без використання терміналів.
- ФОПи, які працюють у сільській місцевості та підпадають під спрощені умови.
- ФОПи, які продають власну продукцію на ринках (крім продажу складної техніки та медикаментів).
Коли застосування РРО/ПРРО обовʼязково
- При здійсненні готівкових розрахунків при отриманні доходів від продажу ТОВАРІВ чи наданні ПОСЛУГ застосування РРО/ППРО – ОБОВ’ЯЗКОВЕ.
- При здійсненні розрахунків за допомогою пластикових карток через встановлений банком термінал чи за допомогою платіжних систем (LiqPay, Fondy, WaForPay, ЕВО та ін) при отриманні доходу від продажу ТОВАРІВ застосування РРО/ППРО – ОБОВ’ЯЗКОВЕ.
- Якщо для отримання коштів при продажу ТОВАРІВ чи надання ПОСЛУГ ви надали клієнту 16-ти значний номер Карти-ключа до рахунку – застосування РРО/ППРО – ОБОВ’ЯЗКОВЕ.
- При отриманні коштів післяплати від продажу ТОВАРІВ на рахунок ФОП від Nova Pay при користування Новою Поштою (контроль оплат) – застосування РРО/ППРО – ОБОВ’ЯЗКОВЕ.
Чи потрібно використовувати РРО, якщо приймати оплату на картку?
Тут важливо розрізняти два типи оплат:
ФОП зобов’язаний мати РРО, якщо приймає:
- Оплату через POS-термінал.
- Оплату через Google Pay, Apple Pay.
- Оплату на розрахунковий рахунок через LiqPay, WayForPay, Fondy та інші платіжні сервіси (бо вони прирівнюються до еквайрингу).
ФОП може працювати без РРО, якщо:
- Отримує перекази виключно через IBAN (наприклад, клієнт платить вам із розрахункового рахунку).
- Отримує гроші від юридичних осіб або ФОПів без використання платіжних систем.
Який штраф загрожує за роботу без РРО?
Якщо ФОП зобов’язаний використовувати РРО/ПРРО, але цього не робить, то штрафи будуть такими:
- 100% від суми розрахунку – за перше порушення.
- 150% від суми розрахунку – за кожне наступне порушення.
Податкова має право проводити контрольні покупки, і якщо чек не виданий – штраф нарахують одразу.
Як встановити ПРРО та почати працювати?
Якщо ви вирішили працювати з ПРРО, вам потрібно:
- Зареєструвати касу через електронний кабінет податкової.
- Завантажити безкоштовний ПРРО від ДПС або підключити платний сервіс.
- Налаштувати програму та ввести початкові дані.
- Почати видавати електронні чеки покупцям.
Що краще вибрати: РРО чи ПРРО?
РРО (касовий апарат) підійде, якщо:
- У вас магазин або кафе із великим потоком клієнтів.
- Ви працюєте в місці з нестабільним інтернетом.
- Ви звикли до традиційної касової системи.
ПРРО (програмний касовий апарат) зручніший, якщо:
- Ви хочете працювати через смартфон чи комп’ютер без додаткового обладнання.
- Вам важливо видавати електронні чеки замість паперових.
- Ви хочете заощадити на касовому апараті та обслуговуванні.
Підсумовуємо
- Якщо ви ФОП 1 групи або працюєте тільки через IBAN – РРО/ПРРО не потрібен.
- Якщо приймаєте оплату через картки, термінали, Google Pay/Apple Pay або платіжні сервіси – касовий апарат обов’язковий.
- За відсутність РРО можуть оштрафувати на 100-150% від суми розрахунку.
- Найзручніше рішення – ПРРО, яке можна встановити на телефон чи комп’ютер.
Якщо ви ще не впевнені, чи потрібен вам РРО у 2025 році – краще проконсультуватися з бухгалтером, щоб уникнути штрафів та зайвих проблем із податковою.
Центр бухгалтерського аутсорсингу (ЦБА) допоможе зʼясувати, чи потрібен вам РРО/ПРРО. Це команда професійних бухгалтерів, які допомагають підприємцям та компаніям вести фінансовий облік без стресу.
Читайте також: Програмний реєстратор розрахункових операцій чи РРО – що обрати?