У 2025 році в Україні досі діє воєнний стан, а отже — продовжують діяти норми трудового законодавства, адаптовані до особливого періоду. Один з актуальних запитів від роботодавців і бухгалтерів — як правильно оформити відпустку без збереження заробітної плати, коли її можна надавати, які ліміти діють, і як показувати такі дні у звітності.
У цій статті розглянемо:
- які норми діють у 2025 році;
- які обмеження і винятки актуальні під час воєнного стану;
- як показувати відпустку у звіті з ЄСВ (Об’єднаний звіт);
- чи впливає така відпустка на розрахунок відпускних і лікарняних.
Зміст
Що таке відпустка без збереження зарплати?
Це відпустка, яку працівник бере за власним бажанням або за сімейними обставинами, і за яку роботодавець не виплачує зарплату.
Вона може бути:
- обов’язковою — коли роботодавець не може відмовити (наприклад, у разі догляду за дитиною, пенсіонерам тощо);
- за згодою сторін — надається за письмовою заявою працівника, за погодженням із роботодавцем.
Воєнний стан і «необмежена» відпустка: що змінилось?
Згідно зі ст. 26 Закону України “Про відпустки”, у мирний час працівник має право на не більше ніж 15 календарних днів такої відпустки на рік (за згодою сторін).
Проте під час воєнного стану діє спеціальна норма — ст. 12 Закону № 2136-IX (Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану), яка дозволяє:
надавати відпустку без збереження заробітної плати на будь-який термін — за згодою працівника і роботодавця.
Таким чином, у 2025 році ліміт 15 днів не застосовується, якщо обидві сторони не проти.
У мирний час (за ст. 26 Закону «Про відпустки»):
- За сімейними обставинами або з інших причин — не більше 15 календарних днів на рік (за згодою між працівником і роботодавцем).
- Додатково, є категорії працівників, які мають право на неоплачувану відпустку довшої тривалості (наприклад, пенсіонери — до 30 днів, інваліди — до 60, працівники з доглядом за дитиною — до 14, тощо). Це — гарантовані законом відпустки.
Під час воєнного стану (за ст. 12 Закону №2136-IX):
Працівник має право взяти відпустку без збереження заробітної плати на будь-який строк — без обмежень.
Головне — згода роботодавця. Закон прямо дозволяє перевищувати ліміт 15 днів, якщо працівник звернувся з відповідною заявою.
Як правильно оформити?
Щоб оформити відпустку без збереження зарплати, потрібні такі дії:
- Працівник подає заяву з вказаною датою початку і тривалістю відпустки.
- Керівник видає наказ про надання відпустки без збереження зарплати.
- Бухгалтер фіксує ці дні у табелі обліку робочого часу — позначкою “ДН” (дні без збереження зарплати).
Як відображати у звітності з ЄСВ (Об’єднаний звіт)
У Звіті з ЄСВ (форма D5, додаток 1 до Об’єднаного звіту з ПДФО, ВЗ і ЄСВ) такі дні обліковуються окремо:
- У графі “Кількість днів перебування у трудових відносинах” — вказуються всі календарні дні, включно з відпусткою без збереження зарплати.
- У графі “Кількість днів з доходом” — вказуються лише ті дні, за які нарахована зарплата.
Тобто:
якщо працівник перебував у відпустці без збереження весь місяць — у графі “дні з доходом” буде 0, а в графі “дні в трудових відносинах” — наприклад, 30.
⚠️ Важливо: ЄСВ за місяць з нульовим доходом не нараховується (окрім декретних, лікарняних тощо), і бази для нарахування немає.
Як відпустка без збереження впливає на відпускні?
Вона впливає на розрахунок середньої зарплати, яка використовується для нарахування відпускних, лікарняних і компенсацій.
Згідно з Порядком №100:
- При розрахунку середньої заробітної плати для відпускних місяці, в яких не було заробітку (у т.ч. через відпустку без збереження), виключаються з розрахункового періоду.
- Якщо в місяці була хоча б 1 оплачувана дата — місяць включається повністю, але з урахуванням тільки нарахованого доходу.
Отже, якщо працівник перебував у відпустці без збереження весь місяць — цей місяць не включається в розрахунок середньої зарплати.
Важливі нюанси
- Відпустка без збереження не перериває трудових відносин.
- Така відпустка не оподатковується (бо зарплата не нараховується).
- Якщо працівник перебуває у довготривалій неоплачуваній відпустці, рекомендується вести окремий облік, щоб правильно розраховувати лікарняні або щорічну відпустку згодом.
Приклад ситуації
Працівник перебуває у відпустці без збереження з 1 по 30 червня 2025 року.
У звіті ЄСВ за червень:
- “Днів перебування у трудових відносинах” — 30
- “Днів з доходом” — 0
- Нарахування ЄСВ — 0 грн
Цей місяць виключається при розрахунку відпускних у липні.
Відпустка без збереження зарплати на час воєнного стану
У 2025 році під час воєнного стану відпустка без збереження зарплати надається без обмежень по тривалості — за взаємною згодою сторін. Вона не оплачується, але враховується в трудовому стажі. У звітності з ЄСВ її відображають із “нулями” по зарплаті, а при розрахунку відпускних такі місяці виключаються.
Якщо ви не впевнені, як правильно відобразити такі дні у табелі чи звіті — звертайтесь до нашої бухгалтерської команди. Ми допоможемо уникнути помилок та штрафів.
Зв’язатися з нами:
+38 (099) 026-27-42 | Залишити запит