У процесі підприємницької діяльності можуть виникати обставини, через які ведення обліку тимчасово припиняється. Це може бути пов’язано з призупиненням діяльності, відпусткою ФОП, воєнними діями, хворобою або іншими форс-мажорними ситуаціями. Проте навіть після тривалої перерви відновити облік можливо. У цій статті розглянемо, з чого починати, що перевірити та як уникнути штрафів.
Зміст
1. Проаналізуйте період без обліку
Передусім потрібночітко визначити, за який період облік не вівся. Це допоможе скласти план відновлення та оцінити, яку звітність потрібно надати, які податки сплатити, та які штрафи можуть загрожувати.
Порада: сформуйте таблицю місяць за місяцем — що мало бути здано/сплачено, а що — ні.
2. Перевірте статус платника податків
Залежно від тривалості перерви, ви могли втратити певні статуси. Так, платник єдиного податку— якщо були порушення умов, ФОП міг бути переведений на загальну систему.
Для платника ПДВ — статус може бути анульований у разі тривалої неактивності. Реєстраційні дані могли бути внесені зміни в законодавство або систему обліку. Перевірити актуальну інформацію можна через електронний кабінет платника податків.
3. Відновіть податкову звітність
Навіть якщо діяльність не велася, звітність повинна подаватися. За кожен квартал або місяць, коли звіти не були подані, потрібно заповнити та подати відповідні форми декларацій, а у звітах можна вказати “0” доходу, якщо діяльність не велась.
Для ФОП на єдиному податку це, зокрема:
- Декларація платника ЄП (раз на рік).
- ЄСВ-звіт (щокварталу до 2023 року включно).
- Звіт по ПДФО та військовому збору — для найманих працівників.
4. Сплатіть нараховані податки та внески
Після подачі звітів потрібно сплатити належні податки. Якщо строк сплати вже минув, автоматично нараховується пеня та штраф.
Зазвичай це єдиний податок (щомісяця або щокварталу), ЄСВ (за себе — щокварталу або щомісяця), ПДФО/військовий збір — якщо були працівники.
Майте на увазі, що за потреби можна подати заяву на розстрочку податкового боргу, щоб зменшити фінансове навантаження.
5. Перевірте трудові питання
Якщо у вас були наймані працівники, потрібно перевірити, чи подавалися звіти з праці (форма 1ДФ/ДПС/ЄСВ). Необхідно також уточнити, чи проводилася нарахована і фактична зарплата і чи не виникло заборгованості перед працівниками або ПФУ.
За порушення трудового законодавства можуть бути штрафи.
6. Відновіть внутрішній облік
Внесіть у таблиці Excel або облікову програму всі операції (якщо були), а також зберіть документи, чеки, договори, які накопичилися за період простою.
Якщо діяльність не велася — варто скласти наказ або пояснення про зупинку роботи. Для ФОП на загальній системі обов’язковий облік витрат і доходів, тому треба привести до ладу книгу обліку доходів і витрат.
7. Поновіть або укладіть договір з бухгалтером
Якщо ви не ведете облік самостійно, на цьому етапі доцільно знайти бухгалтера або аутсорсингову компанію. Відповідальному працівнику потрібно поставити завдання з відновлення звітності та формування архіву, а також налаштувати електронний кабінет, КЕП (електронний підпис), реєстри звітів.
8. Запобігайте подібним ситуаціям у майбутньому
Щоб уникнути проблем у майбутньому, вчасно подавайте “нульові” звіти, навіть якщо не працюєте. Аби не забувати про звітність, користуйтеся нагадуваннями або автоматичним звітуванням. І найголовніше – делегуйте облік професіоналам, якщо не маєте часу.
Відновлення обліку — не безнадійна справа. Головне — діяти послідовно: визначити період, перевірити статуси, подати звітність, сплатити податки та впорядкувати документацію. І пам’ятайте: чим швидше почати відновлення, тим менше наслідків і штрафів ви отримаєте. У складних ситуаціях не зайвим буде звернутись до бухгалтера або податкового консультанта.