Усе частіше українські компанії, громадські організації та підприємці отримують фінансування у вигляді грантів — як державних, так і міжнародних. Але разом із можливістю реалізувати важливі проєкти приходить і відповідальність: грамотно організувати бухгалтерський облік, податкове звітування і кадрову документацію.
У цій статті ми зібрали ключові правила та рекомендації: що робити з грантами в бухобліку, як їх оподатковувати та як оформлювати команду.
Зміст
Що таке грант у бухобліку?
Грант — це безповоротна фінансова допомога, яка зазвичай має цільове призначення. Його не треба повертати, але треба детально звітувати про витрати. У національних стандартах термін «грант» відсутній. З точки зору бухобліку це цільове фінансування, яке обліковується через рахунок 48 “Цільове фінансування і цільові надходження”.
Дохід визнається лише за двох умов:
- Є підтвердження, що грант буде отримано (договір або рішення комісії).
- Організація виконує умови використання гранту (призначення коштів).
Якщо хоча б одна з умов не виконана — надходження не визнається доходом, а лише пасивом (Кт 48).
Як обліковувати грант: два основні сценарії
1. Грант на основні засоби
- Надходження коштів: Дт 31 / Кт 48
- Купівля активу: Дт 152 / Кт 631
- Введення в експлуатацію: Дт 10 / Кт 152
- Переносимо на рахунок доходів майбутніх періодів: Дт 48 / Кт 69
- Визнання доходу щомісяця разом із амортизацією: Дт 69 / Кт 745
2. Грант на покриття витрат
- Оплата послуг чи товарів: Дт 949 / Кт 631
- Надходження коштів: Дт 31 / Кт 48
- Визнання доходу: Дт 48 / Кт 718.
Усі витрати, здійснені за грантові кошти, проводяться в загальному порядку: матеріали, послуги, зарплата тощо — згідно з призначенням гранту.
Кожна витрата має:
- зберігатися мінімум 3 роки (або за умовами угоди).
- бути підтверджена первинними документами (рахунки, акти, накладні),
- включена в грантовий звіт (залежно від вимог грантодавця).
Якщо грант цільовий і правильно документований — він не є об’єктом оподаткування податком на прибуток. У ФОП на спрощеній системі грант не включається до доходу, якщо цільовий і правильно підтверджений.
ПДВ для грантів
Отримання гранту не є об’єктом оподаткування ПДВ, бо немає постачання товарів або послуг. Якщо витрати за грантом пов’язані з постачанням товарів/послуг, може виникнути податкове зобов’язання, все залежить від статусу платника ПДВ.
Проте при витратах за грантові кошти потрібно:
- перевіряти, чи буде результат використано в оподатковуваній діяльності;
- при звільненій діяльності (ст. 198.5 ПКУ) — нараховується компенсуюче ПДВ.
Податок на прибуток грантів
Все залежить від того, чи вважається грант бюджетним.
Бюджетний грант
(п. 14.1.277¹ ПКУ):
- це цільова допомога, що надається безоплатно з бюджету;
- надавач має бути затверджений КМУ (станом на зараз — лише Український культурний фонд).
Якщо грант від Українського культурного фонду:
- доходи за грантом виключаються з об’єкта оподаткування (зменшуюча різниця);
- витрати — включаються додатково (збільшуюча різниця).
Якщо грант не бюджетний:
- податковий облік = бухгалтерський.
- податкові різниці стандартні (амортизація, прямі витрати).
Гранти в іноземній валюті
Гранти в іноземній валюті перераховуються за курсом НБУ на дату надходження. При цьому можливі курсові різниці, які обліковуються відповідно до П(С)БО 21.
Особливості кадрового обліку у грантових проєктах
Гранти часто включають оплату праці команди, і це також має бути належно оформлено.
Варіанти оформлення
- Штатний працівник (основне місце роботи або за сумісництвом)
- Цивільно-правовий договір (разова або проєктна робота) для фрілансерів, експертів, виконавців, які працюють тимчасово.
📌 У багатьох грантодавців є вимоги щодо типу зайнятості — наприклад, вони вимагають саме оформлення у штат або навпаки дозволяють лише цивільно-правові договори.
Необхідні документи
Якщо працівник оформлений у штат (на постійну чи тимчасову роботу):
- наказ про прийняття на роботу
- трудовий договір
- посадова інструкція
- табель обліку робочого часу
- штатний розпис
- кадрові накази (відпустка, звільнення тощо).
Навіть якщо працівник уже працює в організації, його участь у гранті має бути задокументована. Варіанти: Наказ про включення до команди проєкту, додаткова угода до трудового договору або наказ про розширення функціоналу, в окремих випадках — службове завдання або наказ про відрядження на час реалізації проєкту.
Грантодавці часто вимагають окреме табелювання робочого часу, якщо працівник частково працює на гранті. Наприклад:
- у звичайному табелі – повний робочий день
- у звіті для донора — 0,5 ставки (тобто 50% часу на грант).
Може знадобитися “Timesheet” — погодинна або денна звітність за діяльністю.
Зарплата за грантом
Заробітна плата має відповідати затвердженому бюджету в гранті. Повинен бути розрахунок зарплати і платіжні документи (відомості, банківські платіжки). Обов’язковою є сплата ЄСВ, ПДФО, військового збору – навіть якщо кошти іноземного походження.
Грантодавці іноді вимагають кадрове обґрунтування розміру зарплат: наприклад, порівняння з ринковими ставками.
Гонорари за грантом
У разі залучення спеціалістів до грантового проєкту на підставі цивільно-правового договору (ЦПД), важливо дотримуватись ряду формальностей.
По-перше, договір обов’язково укладається у письмовій формі. Він має чітко визначати обсяг робіт, строки виконання, розмір гонорару та інші ключові умови співпраці.
Після завершення робіт складається акт виконаних робіт — саме цей документ є підставою для виплати гонорару. Без нього оплату здійснювати не можна. Виплата здійснюється з утриманням усіх податків, як і у випадку зі штатними працівниками: податку на доходи фізичних осіб (ПДФО), військового збору та єдиного соціального внеску (ЄСВ).
До документів, що додаються до договору, часто вимагається надати копії паспорта, ідентифікаційного коду (ІПН) та банківських реквізитів виконавця. Це спрощує ідентифікацію фізичної особи та забезпечує коректність виплат.
Таким чином, навіть при роботі за договором ЦПД необхідно забезпечити повну юридичну та податкову прозорість.
Висновки
Гранти — не просто кошти, а фінансова відповідальність.
Бухгалтерський облік повинен точно слідкувати за цільовим використанням.
Податкове навантаження залежить від типу гранту: бюджетний чи ні.
Кадрова документація має бути так само чіткою, як і фінансова.
Порада від ЦБА:
Якщо ви отримали грант або плануєте подачу — залучіть бухгалтера вже на етапі бюджетування. Це допоможе уникнути помилок у ПДВ, податку на прибуток і зберегти чисту репутацію перед донором.
💬 Маєте питання? Звертайтесь до нашої команди — ми допомагаємо з:
- побудовою обліку під гранти,
- підготовкою до аудиту,
- оформленням команди та звітністю.