Як правильно відповідати на запити податкової про надання пояснень

Як правильно відповідати на запити податкової про надання пояснень

Одне з питань, із яким до мене частіш за все звертаються, – це запити податкових органів щодо «надання інформації та документів, що її підтверджують», а також підготовка відповіді на них. Разом із тим більшість платників часто недооцінюють усі ризики, пов’язані з отриманням таких запитів та підготовкою відповіді на них.

Що ж за «звір» ці запити?

Перше (і головне): надходження запиту – це майже завжди сигнал про наявність у вашого бізнесу якоїсь проблеми.

Справа в тому, що запити направляються або за наслідком аналізу інформації, наявної в базах даних податкової служби, або за наслідком отримання із зовнішніх джерел інформації про можливі порушення.

Як приклад інформації із зовнішніх джерел можна назвати скарги чи заяви про начебто порушення платником податкового законодавства, які можуть надійти до податкової від ображеного клієнта, колишнього працівника або навіть вашого конкурента.

Ну, а щодо аналізу інформації це може бути як результат співставлення та порівняння даних різних звітів (на предмет їхньої невідповідності), так і наявність у ланцюгу постачальників з ознаками «фіктивності» («ям», транзитерів, «скруток» тощо).

Дійсно, іноді буває, що податківці під час здійснення аналізу помиляються, але це, швидше за все, – виняток. Тож повторюся: надходження на адресу платника будь-якого запиту податкової – це передусім сигнал про те, що ваше підприємство привернуло до себе додаткову увагу контролюючого органу.

Друге (важливе): письмовий запит контролюючого органу – це єдиний законний спосіб комунікації податківців із платником податків.

Виходячи з приписів Податкового кодексу України (далі – ПКУ), якщо у податкового органу з’являються якісь запитання до платника податків, він має направити такому платнику податків письмовий запит. Не телефонувати і просити щось надати (документи, пояснення) чи прийти до податкової для «співбесіди», а звернутися письмово, направивши такий лист (запит) засобами поштового зв’язку рекомендованим листом із повідомленням про вручення.

Третє (про що забувають): недооцінка ризиків, які несе запит, може мати тяжкі наслідки.

Зокрема, бездумне надання копій документів («а шо тут такого – у нас же все правильно») може обернутися донарахуванням податків та штрафів. Ба, навіть просте неотримання запиту найімовірніше потягне за собою негативні наслідки – вас можуть визнати «ризиковим платником» та заблокувати реєстрацію податкових накладних.

Так що ж робити?

По-перше, запит обов’язково потрібно отримати!

Як я вже писав у своїй статті «Проблеми з податковою? «Розбираємося» правильно», ухилення від отримання запиту жодним чином не допомагає вирішити проблему, частіш за все неотримання кореспонденції може лише погіршити ситуацію.

Таким чином, якщо у вас в офісі не завжди є працівники, які можуть отримати кореспонденцію (або місце реєстрації компанії – це домашня адреса, або адреса, де ви фактично відсутні), є сенс домовитися з поштою (укласти відповідний договір чи написати заяву), щоб кореспонденцію залишали у поштовому відділенні, – і забирати її особисто, навідуючись туди хоча б щотижня.

Не варто ухилятися від отримання запиту і в тому разі, якщо вам пропонують приїхати до податкової та отримати його особисто «на руки». Однак, якщо ви побоюєтеся туди їхати особисто (таке теж буває) або не маєте такої можливості (перебуваєте в іншому місці, країні, захворіли тощо), отримання запиту (листа) можна доручити вашому представнику (юристу, адвокату), надавши йому для цього відповідну довіреність.

Так, ви можете відмовитися від отримання запиту «на руки» та запропонувати податківцям направити його на вашу адресу поштою, але я б не радив так робити.

По-друге, яким би простим та «нестрашним» не здавався вам запит податкової, ніколи не недооцінюйте ризики.

Не покладайтеся лише на себе, а зверніться краще за консультацією до відповідного спеціаліста з податкового права (юриста, адвоката, податкового консультанта). Адже ви можете пропустити чи не врахувати якийсь нюанс – і це потім матиме негативні наслідки.

І не тягніть зі зверненням до фахівця до останнього дня. Більшість із достатньо кваліфікованих спеціалістів навряд чи зможуть приділити вам увагу у день звернення (їхній робочий час може бути розписаний на декілька днів наперед), та й підготовка кваліфікованої відповіді на ваш запит теж потребує часу.

По-трете, стежте за термінами надання відповіді.

На сьогодні податковим кодексом встановлено два терміни для надання відповідей на запити контролюючих органів:
– для запитів щодо проведення податкових звірок – 10 робочих днів;
– для будь-яких інших запитів – 15 робочих днів, наступних за днем отримання запиту.

Тож, розписуючись на пошті за отримання листа, завжди зазначайте дату, коли ви його отримали. А отримавши лист, обов’язково продублюйте цю дату на конверті чи потім зробіть відповідну позначку на самому запиті, щоб нічого не забути та не переплутати.

Пам’ятайте, що несвоєчасне надання відповіді може призвести до перевірки вашого підприємства чи вас, якщо ви – підприємець.

Разом із тим у жодному разі не потрібно надавати відповідь на запит у перші ж дні після отримання, але й тягнути до найостаннішого дня теж не слід. Я зазвичай рекомендую надавати відповідь на 12–13 робочий день після його отримання (якщо йдеться про звичайний запит щодо надання пояснень та копій документів).

Четверте (і найголовніше): відповідь на запит потрібно надавати завжди!

Навіть якщо цей запит безпідставний, протиправний чи не відповідає вимогам податкового кодексу.

Зокрема, згідно з приписами п. 73.3 ст. 73 ПКУ, на такий запит можна не відповідати:

«У разі якщо запит складено з порушенням вимог, визначених абзацами першим – п’ятим цього пункту, платник податків звільняється від обов’язку надавати відповідь на такий запит».

Однак, відсутність відповіді на запит є «залізобетонною» підставою для видання наказу та призначення позапланової перевірки.

То ж у випадку, коли запит не відповідає вимогам ПКУ (а це насправді 99 % усіх запитів, що направляються податковими органами), слід надати відповідь, у якій зазначити цю невідповідність та написати, що ви не відмовляєтеся надати відповідь, але недоліки запиту заважають вам це зробити. 🙂 🙂 🙂

Ніколи-ніколи-ніколи не потрібно надавати будь-які пояснення, а тим паче – документи (точніше – їхні копії) у випадку, коли запит не відповідає вимогам абз. 1–5 п. 73.3 ст. 73 ПКУ.

Надайте відписку, в якій зазначте недоліки запиту, та запропонуйте податківцям направити на вашу адресу новий запит із дотриманням вимог чинного законодавства.

П’яте: ніколи не надавайте копії документів.

Якщо претензії податківців, із їхнього погляду, обґрунтовані, – незалежно від того, надасте ви копії документів чи ні, – вам однаково нарахують податки та штрафи.

Надання чи ненадання документів визначатиме лише те, яка у вас буде перевірка: документальна виїзна (у разі ненадання), чи документальна невиїзна (у випадку їхнього надання).

Якщо вирішили надавати

На жаль, іноді буває і так, коли, керуючись якимись своїми мотивами, платник (керівник підприємства), незважаючи на невідповідність запиту податківців приписам ПКУ, ухвалює рішення «надати все, що просять».

Я не раджу так робити, але, якщо таке рішення вже ухвалено, тоді дотримуйтесь нижченаведених правил.

Правило перше.
Пояснення пишіть якомога докладніше.

Не просто «отримано товар згідно з накладною», «сплачено відповідно до платіжного доручення», ні. Описуйте весь процес:
– укладення договору та хто його підписав (від постачальника та покупця);
– документи, що підтверджують отримання товару (послуг);
– документи, що підтверджують повноваження на отримання товару (довіреності);
– документи, що підтверджують переміщення товару (ТТН, подорожні листи, договори з перевізником, акти виконаних робіт та документи, що підтверджують оплату послуг перевізника);
– хто проводив навантаження та розвантаження (та які документи це підтверджують);
– документи щодо складського обліку товару та подальшого відвантаження покупцям чи передачу сировини у власне виробництво;
– рух між цехами у процесі виробництва та оприбуткування готової продукції;
– регістри бухгалтерського обліку, в яких відображено всі ці операції, тощо.

Враховуйте, що, швидше за все, навіть, незважаючи на пояснення, податкова все одно нарахує вам податки та штрафи, але в цьому разі такі докладні пояснення стануть додатковим аргументом у суді.

Правило друге.
Ретельно перевірте всі документи, які ви надаєте.

Усі реквізити документів мають бути заповнені – й заповнені правильно. Інформація і дані, зазначені в різних документах, мають узгоджуватися між собою.

Наведу лише декілька типових прикладів останнього:
1) якщо довіреність виписано на Петрова П. П., у видатковій накладній (та ТТН) обов’язково має бути зазначено, що товар відпущений ТОВ «Альфа» через Петрова П. П.;
2) якщо ваш постачальник перебуває у Дніпрі, а його склад (виробництво) – у Новомосковську, то або в ТТН як пункт навантаження має стояти Дніпро, або в договорі має бути зазначено, що відвантаження відбувається з Новомосковська – і тоді в ТТН має бути зазначено саме цю адресу;
3) якщо ви – покупець, а договір передбачає, що транспортування товару здійснюється за ваш рахунок, окрім ТТН, у вас має бути або подорожній лист (якщо перевезення відбувається вашим транспортом), або договір із перевізником (а також акт виконаних робіт та документ щодо оплати послуг перевізника), чи як варіант – документи, які підтверджують пересилання товару через поштову чи кур’єрську службу та подальше транспортування від місця видачі вантажу до місцезнаходження вашої фірми;
4) єдина особа, яка має право отримувати товар без довіреності, – це керівник вашого підприємства (якщо тільки до ЄДР не внесено інформацію ще й про інших осіб), тому, якщо товар отримує інша особа, ви маєте виписати довіреність, а надаючи відповідь на запит податкової, додати до неї копію книги реєстрації довіреностей;
5) якщо ви отримуєте товар в іншому населеному пункті, мають бути наявними наказ про відрядження (навіть якщо цей населений пункт розташований у 10 кілометрах від вас) та авансовий звіт (так, їхні копії теж бажано надати);
6) врахуйте, що одна й та сама особа не може в один і той самий день отримати товар в Маріуполі та в Ужгороді (це фізично не є можливим)…

Майте на увазі, що податківці обов’язково використають проти вас будь-які неузгодженості чи помилки в документах.

Правило третє.
Надаючи копії документів, надавайте їх усі!

Усі – це геть усе за ланцюгом руху товару: отримання, транспортування, оприбуткування за складом, документи складського обліку, передача у виробництво чи використання для власних потреб, рух сировини в процесі виробництва, оприбуткування готового товару тощо. А також обов’язково додайте копії всіх супутніх документів, які створюються під час цих процесів: довіреності, журнали, накази, авансові звіти, технологічні карти тощо.

Якщо у вас ведеться журнал обліку автотранспорту, який заїжджає на вашу територію, надавайте і його як ще одне підтвердження фактичного отримання товару. Якщо характер товару передбачає наявність сертифікатів, ветеринарних чи фіто-санітарних документів, а також документів радіаційного контрою (тощо), до відповіді обов’язково додайте і їхні копії.

Якщо це обладнання, додайте до вашої відповіді копії технічних паспортів та документи щодо гарантійних обов’язків виробника, документи щодо монтажу та налагодження цього обладнання тощо.

Надаючи копії документів, враховуйте, що у подальшому – у випадку вашого звернення до суду щодо скасування донарахованих податків та штрафів – суд може не прийняти як докази та не врахувати документи, якщо їх не було надано до перевірки. Саме тому, надаючи копії документів, потрібно надавати якомога повніший їхній «пакет».

Правило четверте.
Надали документи – готуйтесь до суду!

Висновки

Як бачите, рішення про надання копій документів породжує більше проблем, ніж відписка про невідповідність запиту податківців приписам ПКУ.

Отже, повернуся до того, з чого розпочав.
Отримавши запит контролюючого органу про надання пояснень та документів, що їх підтверджують, слід ретельного його проаналізувати. У випадку невідповідності його змісту вимогам законодавства потрібно направити на адресу податкової лист про неможливість надання відповіді на їхній запит.

Так можна зробити і вдруге, і втрете, і навіть вчетверте, якщо податківці не спроможуться скласти запит, який відповідатиме вимогам ПКУ.

Далі є три варіанти, як можуть вчинити податківці.

Перший: є невеликий шанс, що податкова махне рукою – і тимчасово про вас забуде. Так іноді буває, коли йдеться про незначні суми порушень.

Другий: замість документальної, податкова проведе камеральну перевірку – і донарахує податки та штрафи без документів, виходячи винятково з наявної у них інформації. У такому випадку подібні донарахування можна буде доволі легко оскаржити у суді. Адже податкова, якщо вона вважала ваші відмови щодо надання копій безпідставними, могла реалізувати своє право на проведення виїзної перевірки.

Третій: податківці, як-то кажуть, «псіхонуть» – і прийдуть до вас на позапланову виїзну документальну перевірку.

І ось тут дуже велику роль відіграватиме оте все попереднє листування про невідповідність їхніх запитів вимогам ПКУ, а у вас буде два варіанти, як вчинити:
1) не допустити до перевірки та оскаржити наказ про її призначення як безпідставний (адже ви не відмовляли в наданні інформації, а не могли її надати, оскільки їхній запит не відповідав вимогам законодавства);
2) допустити до перевірки та надати всі документи, про які йшлося вище. У такому разі ту відстрочку, яку надасть вам листування, ви зможете використати для приведення всіх документів відповідно до чинного законодавства, усунення помилок і розбіжностей та, за необхідності, – відновлення чи створення відсутніх документів (з урахуванням всіх вищезазначених рекомендацій). Якщо ж, незважаючи на це, податкова все-таки донарахує вам податки та штрафи, вам залишиться лише надати всі ці документи до суду, а в позові зазначити, що ці донарахування зроблено протиправно, незважаючи на відсутність недоліків та наявність всіх необхідних документів.

Ну, і на останок хочу повторити дві поради.

По-перше, не варто недооцінювати ризики, пов’язані з надходженням запиту, навіть якщо вам здається, що це якась нісенітниця.

По-друге, не слід переоцінювати компетенцію ваших підлеглих. Тобто не варто доручати підготовку відповіді бухгалтерії, менеджеру чи секретарю. Обов’язково зверніться до спеціаліста у сфері податкового права, у якого є досвід взаємовідносин із податковими органами, проходження перевірок, участі у судових справах зі скасування податкових повідомлень – рішень.

Хай саме кваліфікований спеціаліст (адвокат, юрист, податковий консультант) проаналізує запит податківців – і підготує на нього правильну відповідь.

Ну, а якщо у вас немає таких працівників чи знайомих, ви завжди можете звернутися по допомогу до мене.

У цьому разі неважливо, де ви мешкаєте, адже запит контролюючого органу ви можете надіслати мені електронною поштою і таким самим чином отримати від мене підготовлену відповідь.

Поділиться з друзями, у себе на сторінці!
Читайте также:  Платник єдиного податку та посередницькі договори

Leave a Reply

Ваша e-mail адреса не оприлюднюватиметься. Обов’язкові поля позначені *

Read previous post:
Що робити, якщо податкова скасувала реєстрацію платника єдиного податку?

На сьогодні найпоширеніші випадки виключення підприємців із реєстру платників єдиного податку частіш за все пов’язані із наявністю у них податкового...

Як створити ЕЦП у звичайному Приват24 (не для бізнесу)

Мало хто знає, що електронний цифровий підпис (ЕЦП), придатний як для входу до свого електронного кабінету на сайті ДФС України,...

Платник єдиного податку та посередницькі договори

Останнім часом продаж товарів та послуг за посередницькими договорами (договори доручення, комісії, транспортного експедирування), а також за агентськими договорами набув...

Як додати рядок до декларації в електронному кабінеті на сайті ДФС України

На жаль, це найбільша проблема, пов'язана з електронним кабінетом на сайті ДФС України. Більшість із користувачів не розуміє, як у...

Close