Як ми працюємо

 

1. Формат спілкування

У 90% випадків спілкування з клієнтами і обмін документами відбувається віддалено онлайн. Ви також можете поспілкуватися з бухгалтером «наживо», завітавши у наш офіс у Харкові.

2. Програмне забезпечення

Облік ведемо у обліковій системі, що «розгортається» на нашому сервері або на сервері клієнта. Надання доступів до облікової системи.  Якщо це сервер клієнта, то відповідальність за його працездатність, збереження та створення резервних копій інформації він несе сам. 

3. Процедури створення і обробки документів

Залежно від потреб клієнтів: 

  •  документи можуть створювати самі клієнти чи їх менеджери в обліковій системі
  • документи готуємо ми, клієнт може роздруковувати їх з облікової системи, або ми надсилаємо в pdf-форматі.

4. Обмін документами

Клієнт може передати нам документи будь-яким зручним для нього способом:

  • для ФО-П з невеликим документообігом через email, viber, telegram або skype
  • але найчастіше — через систему папок «Прибуткові документи» на Google Drive.

Обмінятися оригіналами документів можна через Укрпошту або через Нову пошту.

5. Упорядкування документів

  1. Клієнт може відправити нам оригінали документів, і ми будемо підшивати їх в папки і зберігати у себе в офісі. 
  2.  Клієнт сам впорядковує документи, підшиваючи їх в папки, але краще зберігати документи поза свого приміщення.
  3. Один раз в 2-3-6 місяців бухгалтер виїжджає в офіс клієнта на 1-2 дня – і підшиває оригінали документів в папки, звіряючись зі списком документів, отриманих в електронному вигляді.

6. Банківські платежі

  1. Клієнт дає нам доступ до розрахункового рахунку тільки з правами перегляду і створення платіжних документів. У такому випадку ми можемо:

а) відразу розносити дані про надходження або списання грошей в облікову систему;

б) формувати для клієнта платіжні доручення на оплату податків, зарплати або контрагентам – в такому випадку клієнту залишиться тільки зайти в клієнт-банк, щоб їх підписати і відправити на виконання.

  1. Клієнт сам формує платіжні доручення, а нам скидає виписку банку в електронному вигляді або відправляти поштою в роздрукованому вигляді раз в 1-2 тижні (або раз на місяць).

7. Підготовка звітності та листування з держорганами

Підготовка до подання звітів відбувається:

  • В електронному вигляді – за винятком деяких специфічних звітів в статистику (які готуються та подаються виключно в паперовому вигляді). Для подачі звітності в більшості випадків використовується програма М.Є.Док.
  • Якщо ж ви віддаєте перевагу іншій програмі, ми будемо використовувати її.
  • Якщо ви підприємець без найманих працівників, ми готуємо звітність через електронний кабінет платника на сайті ДПС України.
  • Якщо ви – юридична особа без ПДВ й з мінімальною діяльністю – звітність готується аналогічно.
  • Звітність можлива в паперовому вигляді шляхом надсилання її через Укрпошту цінним листом з описом вкладень.

У випадку з надсиланням звітів у паперовому вигляді є три варіанти:

  1. Ми готуємо звіт – і із заповненою описом пересилаємо клієнту в електронному вигляді. Клієнт сам роздруковує, підписує, ставить печатку (у разі її наявності) – і відправляє звіт по пошті самостійно.
  2. Ми відправляємо звіт клієнту в електронному вигляді, він підписує, ставить печатку – і відправляє його поштою нам, а ми вже пересилаємо його в держорган.
  3. Клієнт підписує звіт у нас в офісі. Або ми можемо відправити його поштою в уже роздрукованому вигляді.

Аналогічно відбувається і листування з держорганами.

  • Ми висилаємо в електронному вигляді клієнту лист, який він може підписати і самостійно відправити в держорган, або він може його підписати і відправити, щоб ми відвезли/переслали в відповідну організацію.

Щиро ваш, Центр бухгалтерського аутсорсингу.