Вам потрібне бухгалтерське обслуговування? Тоді не важливо, де ви знаходитесь!

Вам потрібне бухгалтерське обслуговування?
Тоді не важливо, де ви знаходитеся!

Ми всі або більшість з нас звикли до традиційної моделі бухгалтерського обслуговування, коли бухгалтер сидить в офісі підприємства. Або – як варіант – приходить пару раз в тиждень, щоб «попрацювати з документами».

Зовсім вже на останок – при укладанні договору на бухгалтерське обслуговування зі сторонньою фірмою – бізнес звик, що є офіс, куди можна приїхати, щоб віддати документи і поспілкуватися з бухгалтером «наживо».

Звичайно ж, такий офіс є і у нас.
Але насправді на сьогодні у 90% випадків спілкування з клієнтами і обмін документами відбувається віддалено, з використанням мережі Інтернет та інших засобів зв’язку.

Більш того, більшість з наших клієнтів, спробувавши таку схему роботи, просто не уявляють, як тепер можна робити по-іншому. Адже це суттєво економить їх час. Який вони можуть витратити з користю для свого бізнесу!

Як це виглядає

Програма 1С «розгортається» на нашому сервері або на сервері клієнта, якщо він у нього є.
Власне кажучи, нам абсолютно все одно, де вона буде встановлена.
Однак з одним нюансом!

Якщо це сервер клієнта, то відповідальність за його працездатність, збереження та створення резервних копій інформації несе саме клієнт. Якщо він не може забезпечити резервне копіювання бази 1С, то ми, звичайно, можемо зробити це за нього, але у такому випадку – за додаткову оплату.

Якщо ж 1С «розгорнута» на нашому сервері, за всі ці процедури відповідаємо ми – і вони входять до узгодженої вартість обслуговування.

Що ж стосується надійності наших серверів, то тут досить сказати, що вірус «Петя» взагалі їх не торкнувся і жодним чином не вплину в на працездатність програмного забезпечення …

Далі – все дуже просто.
Або клієнт надає нам доступ до програми 1С, якщо вона розгорнута на його сервері, або ми надаємо йому доступ до 1С, якщо вона встановлена ​​на нашому обладнанні і у клієнта є необхідність у такому доступі.

Процедури створення і обробки документів

Тут все індивідуально, залежно від потреб клієнтів.

Хтось із клієнтів хоче сам виписувати видаткові накладні в 1С.
Для кого-то такі документи готуємо ми – і він може роздруковувати їх з 1Ски, щоб підписати і відправити своєму контрагенту.

Є варіанти, коли клієнт не хоче мати доступ до 1С, – і тоді ці документи ми відправляємо йому через мережу Інтернет в pdf-форматі.

Ну і, звичайно ж, для тих, хто все ж віддає перевагу живому спілкуванню, ми можемо роздрукувати ці документи, щоб доставити їх кур’єром або передати у нас в офісі.

Аналогічно все відбувається і з документами щодо отримання товарів і послуг.
Якщо клієнт хоче, щоб їх вносили в 1С його менеджери, ми абсолютно не проти (і тільки – за).

Так, це знижує вартість бухгалтерського обслуговування, але ми лише вітаємо, коли ця вартість для клієнта стає менше, ніж могла б бути.

Обмін документами

Клієнт може передати нам документи через мережу Інтернет будь-яким зручним для нього способом.
Це може бути електронний лист, повідомлення в Скайпі або в Вайбері.

Останнє дуже зручно для ФО-П з невеликим документообігом.
У такому випадку підприємець може просто сфотографувати документ – і відразу скинути його бухгалтеру.

Найчастіше, коли необхідно мати документи в структурованому вигляді, обмін документами відбувається через Гугл Драйв.

У такому випадку клієнт просто сканує або, знову-таки, фотографує документи – і завантажує його в папку «Прибуткові документи» на Гугл Драйві.

А бухгалтер, обробивши цей документ, переносить його в підпапку – в залежності від його виду (сировина, послуги тощо), і клієнт завжди може побачити, надавав він такий документ бухгалтеру чи ні.

Аналогічно відбувається і зворотний обмін.
Документи, підготовлені бухгалтером, можуть бути направлені як на електронну пошту клієнта, так і завантажені на диск Гугл Драйву, звідки клієнт може їх роздрукувати (про можливість роздрукувати з 1С я вже сказав вище ).

Якщо ж потрібно обмінятися оригіналами документів, то такий обмін відбувається або через Укрпошту, або через Нову пошту, якщо обсяги дуже великі – і це потрібно дуже швидко.

Упорядкування документів

Якщо необхідно впорядкувати документи, підшиваючи їх в папки, знову-таки існують різні варіанти.

Клієнт може відправити нам оригінали документів, і ми будемо підшивати їх в папки і зберігати у себе в офісі. Власне кажучи, з точки зору безпеки клієнту краще зберігати документи поза свого приміщення. Як варіант – клієнт, звичайно ж, може сам впорядковувати документи, підшиваючи їх в папки.

Однак є і третій варіант.
Один раз в 2-3-6 місяців бухгалтер може виїжджати в офіс клієнта на 1-2 дня – і підшивати оригінали документів в папки, звіряючись зі списком документів, отриманих в електронному вигляді .

Після цього впорядковані документи можуть або залишитися в офісі клієнта, або можуть бути перевезені в наш офіс для подальшого зберігання.

Можуть бути й інші варіанти, зручні для клієнта.
Наприклад, ми можемо підшивати документи, отримані від клієнта поштою, а потім відправляти йому папки з уже впорядкованими документами.

Банківські платежі

Тут самий простий і зручний для всіх варіант – коли клієнт дає нам доступ до розрахункового рахунку тільки з правами перегляду і створення платіжних документів.

У такому випадку ми можемо:
а) відразу розносити дані про надходження або списання грошей в 1С;
б) формувати для клієнта платіжні доручення на оплату податків, зарплати або контрагентам – в такому випадку клієнту залишиться тільки зайти в клієнт-банк, щоб їх підписати і відправити на виконання.

При подібній схемі роботи зручність не конфліктує з безпекою, так як право здійснити платіж як і раніше є тільки у клієнта.

Але, звичайно ж, ви можете самі формувати платіжні доручення, а нам скидати виписку банку в електронному вигляді або відправляти поштою в роздрукованому вигляді раз в 1-2 тижні (або раз на місяць).

Подання звітності і листування з держорганами

Подання звітів відбувається в електронному вигляді – за винятком деяких специфічних звітів в статистику (які подаються виключно в паперовому вигляді).

Для подачі звітності в більшості випадків нами використовується програма М.Є.Док.
Якщо ж ви віддаєте перевагу іншу програму, ми будемо використовувати її.

Крім того, якщо ви підприємець без найманих працівників, ми ніколи не просимо купувати спеціальні програми – і здаємо звітність через електронний кабінет на сайті ДФС України.

Аналогічно надається звітність і у випадку, якщо ви – юридична особа без ПДВ і з мінімальною діяльністю.

Надання звітності можлива і в паперовому вигляді шляхом надсилання її через Укрпошту цінним листом з описом вкладень.

У випадку з надсиланням звітів у паперовому вигляді є два варіанти.
Перший: ми готуємо звіт – і із заповненою описом пересилаємо клієнту в електронному вигляді.
Клієнт сам роздруковує, підписує, ставить печатку (у разі її наявності) – і відправляє звіт по пошті самостійно.

Другий: ми відправляємо звіт клієнту в електронному вигляді, він підписує, ставить печатку – і відправляє його поштою нам, а ми вже пересилаємо його в держорган.

Безумовно, можливі й інші варіанти, зручні для клієнта.
Як варіант – ви завжди можете підписати звіт у нас в офісі. Або ми можемо відправити його вам поштою в уже роздрукованому вигляді.

Аналогічно відбувається і листування з держорганами.
Ми або висилаємо в електронному вигляді клієнту лист, яке він може підписати і самостійно відправити в держорган, або він може його підписати і відправити, щоб ми відвезли/переслали в відповідну організацію.

Віддалене спілкування

Тут – нескінченна кількість варіантів!
Це і спілкування по телефону, і електронна пошта, і Скайп, і Вайбер (або Телеграм).

Коли мова йде про віддалений обслуговуванні, ми готові до будь-якого формату, зручному для нашого клієнта.

В якості підсумків

Двері нашого офісу завжди відкриті для всіх наших клієнтів!
Як би там не було, бездушний Інтернет не здатний замінити живе спілкування.

Однак, завдяки мережі Інтернет ви як бізнесмен і/або підприємець можете економити свій найцінніший і воістину непоновлюваний ресурс – ваш час.

От скажуть.
Навіщо втрачати цілу годину, щоб через пробки доїхати до бухгалтера, а потім – ще годину, щоб повернутися назад до себе в офіс?
Витративши всього пару хвилин на відправку або отримання документів по електронній пошті, той час що залишився ви можете присвятити веденню вашого бізнесу. Ну, або просто відпочити.

Завдяки відпрацьованим системі і процедурам ми готові надавати послуги з бухгалтерського обслуговування Вашого підприємства (організації) або Вам як підприємцю – незалежно від того, в якому місті ви знаходитесь.

Зараз у нас на сайті вказано, що ми надаємо послуги з бухгалтерського обслуговування юридичних осіб і підприємців, які знаходяться не тільки в Харкові (і в Харківській області), але і в будь-якому іншому населеному пункті Полтавської, Сумської, Дніпропетровської, Запорізької областей та на підконтрольних територіях Луганської та Донецької областей.

Але насправді це – безсовісна брехня. 🙂

Перелік даних областей обумовлений територіальною близькістю до Харкова – місту, в якому знаходиться наш офіс. Це дозволяє оперативно обмінюватися оригіналами документів або досить оперативно приїжджати в офіс до клієнта, якщо в цьому виникне необхідність.

У дійсності ми готові надавати вам послуги з бухгалтерського супроводу навіть в тому випадку, якщо ви перебуваєте в Закарпатській або Волинській областях. 🙂

Адже ваша віддаленість від нас буде мати значення тільки при відправці документів поштою або виїзді фахівця до вас у відрядження.
На електронний обмін документами це ніяк не впливає.

Щиро ваш, Центр бухгалтерського аутсорсингу.

Поділиться з друзями, у себе на сторінці!