Вам нужно бухгалтерское обслуживание?
Тогда не важно, где вы находитесь!

Мы все или большинство из нас привыкли к традиционной модели бухгалтерского обслуживания, когда бухгалтер сидит в офисе предприятия. Или – как вариант – приходит пару раз в неделю, чтобы «поработать с документами».

Совсем уж на худой конец – при заключении договора на бухгалтерское обслуживание со сторонней фирмой – бизнес привык, что есть офис, куда можно приехать, чтобы отдать документы и пообщаться с бухгалтером «вживую».

Конечно же, такой офис есть и у нас.
Но на самом деле на сегодня в 90 % случаев общение с клиентами и обмен документами происходит удаленно, с использованием сети Интернет и других средств связи.

Более того, большинство из наших клиентов, попробовав такую схему работы, просто не представляют, как теперь можно делать по-другому. Ведь это здорово экономит их время. Которое клиенты могут потратить с пользой для своего бизнеса!

Как это выглядит

Программа 1С «разворачивается» на нашем сервере или на сервере клиента, если он у него есть.
Собственно говоря, нам совершенно все равно, где она будет установлена.
С единственным нюансом!

Если это сервер клиента, то ответственность за его работоспособность, сохранность и резервное копирование информации несет именно клиент. Если он не может обеспечить резервное копирование базы 1С, то мы, конечно же, можем сделать это за него, но в таком случае – за дополнительную оплату.

Если же 1С «развернута» на нашем сервере, за все эти процедуры изначально отвечаем мы – и они входят в согласованную стоимость обслуживания.

Что же касается надежности наших серверов, то тут достаточно сказать, что вирус «Петя» вообще не затронул наши сервера и не отразился на работоспособности программного обеспечения…

Дальше – все очень просто.
Или клиент предоставляет нам доступ к программе 1С, если она развернута на его сервере, или мы предоставляем ему доступ к 1С, если она установлена на нашем оборудовании и у клиента есть необходимость в таком доступе.

Процедуры создания и обработки документов

Тут все индивидуально, в зависимости от потребностей клиентов.

Кто-то из клиентов хочет сам выписывать расходные накладные в 1С.
Для кого-то такие документы готовим мы – и он может распечатывать их с 1Ски, чтобы подписать и отправить своему контрагенту.

Есть варианты, когда клиент не хочет иметь доступ к 1С, – и тогда эти документы мы отправляем ему через сеть Интернет в pdf-формате.

Ну и, конечно же, для тех, кто все же предпочитает живое общение, мы можем распечатать эти документы, чтобы доставить их курьером или передать у нас в офисе.

Аналогично происходит и с документами на поступление товаров и услуг.
Если клиент хочет, чтобы их вносили в 1С его менеджеры, мы совершенно не против (и только – за).

Да, это снижает стоимость бухгалтерского обслуживания, но мы лишь приветствуем, когда эта стоимость для клиента становится меньше, чем могла бы быть.

Обмен документами

Клиент может передать нам документы через сеть Интернет любым удобным для него способом.
Это может быть электронное письмо, сообщение в Скайпе или в Вайбере.

Последнее очень удобно для ФЛ-П с небольшим документооборотом.
В таком случае предприниматель может просто сфотографировать документ – и сразу сбросить его бухгалтеру.

Чаще всего, когда необходимо иметь документы в структурированном виде, обмен документами происходит через Гугл Драйв.

В таком случае клиент просто сканирует или, опять-таки, фотографирует документы – и загружает его в папку «Приходные документы» на Гугл Драйве.

А бухгалтер, обработав этот документ, переносит его в подпапку – в зависимости от его вида (сырье, услуги и т.п.), и клиент всегда может увидеть, сбрасывал ли он такой документ бухгалтеру или нет.

Аналогично происходит и обратный обмен.
Документы, подготовленные бухгалтером, могут быть сброшены как на электронную почту клиента, так и загружены на диск Гугл Драйва, откуда клиент может их распечатать (о возможности распечатать с 1С я уже сказал выше).

Если же нужно обменяться оригиналами документов, то такой обмен происходит или через Укрпочту, или через Новую почту, если объемы очень большие – и это нужно очень быстро.

Упорядочивание документов

Если необходимо упорядочить документы, подшивая их в папки, снова-таки существуют различные варианты.

Клиент может отправить нам оригиналы документов, и мы будем подшивать их в папки и хранить у себя в офисе.
Собственно говоря, с точки зрения безопасности клиенту лучше хранить документы вне своего помещения.
Как вариант – клиент, конечно же, может сам упорядочивать документы, подшивая их в папки.

Однако есть и третий вариант.
Один раз в 2–3–6 месяцев бухгалтер может выезжать в офис клиента на 1–2 дня – и подшивать оригиналы документов в папки, сверяясь со списком документов, полученных в электронном виде.

После этого упорядоченные документы могут или остаться в офисе клиента, или могут быть перевезены в наш офис для дальнейшего хранения.

Могут быть и другие варианты, удобные для клиента.
Например, мы можем подшивать документы, полученные от клиента по почте, а потом отправлять ему папки с уже упорядоченными документами.

Банковские платежи

Тут самый простой и удобный для всех вариант – когда клиент дает нам доступ к расчетному счету только с правами просмотра и создания платежных документов.

В таком случае мы можем:
а) сразу разносить данные о поступлении или списании денег в 1С;
б) формировать для клиента платежные поручения на оплату налогов, зарплаты или контрагентам – в таком случае клиенту останется только зайти в клиент-банк, чтобы их подписать и отправить на исполнение.

При подобной схеме работы удобство не конфликтует с безопасностью, так как право совершить платеж по-прежнему есть только у клиента.

Но, конечно же, вы можете сами формировать платежные поручения, а нам сбрасывать выписку банка в электронном виде или отправлять по почте в распечатанном виде раз в 1–2 недели (или раз в месяц).

Подача отчетности и переписка с госорганами

Подача отчетов происходит в электронном виде – за исключением некоторых специфических отчетов в статистику (которые подаются исключительно в бумажном виде).

Для подачи отчетности в большинстве случаев нами используется программа М.Е.Док.
Если же вы предпочитаете другую программу, мы будем использовать ее.

Кроме того, если вы предприниматель без наёмных сотрудников, мы никогда не просим покупать специальные программы – и сдаем отчетность через электронный кабинет на сайте ГФС Украины.

Аналогично мы поступаем, если вы – юридическое лицо без НДС и с минимальной деятельностью.

Подача отчетов возможна и в бумажном виде путем отправки ее через Укрпочту ценным письмом с описью.

В случае с отправкой отчетов в бумажном виде есть два варианта.
Первый: мы готовим отчет – и с заполненной описью пересылаем клиенту в электронном виде.
Клиент сам распечатывает, подписывает, ставит печать (в случае ее наличия) – и отправляет отчет по почте самостоятельно.

Второй: мы отправляем отчет клиенту в электронном виде, он подписывает, ставит печать – и отправляет его по почте нам, а мы уже пересылаем его в госорган.

Безусловно, возможны и другие варианты, удобные для клиента.
Как вариант – вы всегда можете подписать отчет у нас в офисе. Или мы можем отправить его вам по почте в уже распечатанном виде.

Аналогично происходит и переписка с госорганами.
Мы или высылаем в электронном виде клиенту письмо, которое он может подписать и самостоятельно отправить в госорган, или он может его подписать и отправить, чтобы мы отвезли/переслали в соответствующую организацию.

Удаленное общение

Здесь – бесконечное количество вариантов!
Это и общение по телефону, и электронная почта, и Скайп, и Вайбер (или Телеграмм).

Когда речь идет об удаленном обслуживании, мы готовы к любому формату, удобному для нашего клиента.

В качестве резюме

Двери нашего офиса всегда открыты для всех наших клиентов!
Как бы там ни было, бездушный Интернет не способен заменить живое общение.

Благодаря сети Интернет вы как бизнесмен и/или предприниматель можете экономить свой самый ценный и воистину невозобновляемый ресурс – ваше время.

Посудите сами.
Зачем терять целый час, чтобы через пробки доехать к бухгалтеру, а потом – еще час, чтобы вернуться обратно к себе в офис?
Потратив всего пару минут на отправку или получение документов по электронной почте, оставшийся час и 58 минут вы можете посвятить ведению вашего бизнеса. Ну, или просто отдохнуть.

Благодаря отработанным системе и процедурам мы готовы оказывать услуги по бухгалтерскому обслуживанию Вашему предприятию (организации) или Вам как предпринимателю – независимо от того, в каком городе вы находитесь.

Сейчас у нас на сайте указано, что мы предоставляем услуги по бухгалтерскому обслуживанию юридических лиц и предпринимателей, которые находятся не только в Харькове (и в Харьковской области), но и в любом другом населенном пункте Полтавской, Сумской, Днепропетровской, Запорожской областей и на подконтрольных территориях Луганской и Донецкой областей.

Но на самом деле это – бессовестное вранье. 🙂

Выбор данных областей обусловлен территориальной близостью к Харькову – городу, в котором находится наш офис. Это позволяет оперативно обмениваться оригиналами документов или достаточно оперативно приезжать в офис к клиенту, если в этом возникнет необходимость.

В действительности мы готовы оказывать вам услуги по бухгалтерскому сопровождению даже в том случае, если вы находитесь в Закарпатской или Волынской областях. 🙂

Ведь ваша удаленность от нас будет иметь значение только при отправке документов по почте или выезде специалиста к вам в командировку.
На электронный обмен документами это никак не влияет.

Искренне ваш, Центр бухгалтерского аутсорсинга.